V minulom diele nášho seriálu o GDPR ste sa dočítali, prečo sa GDPR týka i vás a ako vám s novými povinnosťami Vema pomôže. V druhom článku vám vysvetlíme dôležité pojmy, ktoré sa k nariadeniu o ochrane údajov vzťahujú a vy ich potrebujete poznať.

u_pc.jpg

Ujasnite si, kto je správca a kto spracovateľ

Dve podobné slová a dva úplne odlišné významy, ktoré sa nemôžu zameniť. Správca údajov je zamestnávateľ – teda ten, kto zhromažďuje osobné údaje a kto má povinnosť ich chrániť. Spracovateľ dáta ukladá alebo ich spracúva na základe dohody so správcom.

Správca vs. spracovateľ: kto zaisťuje ochranu údajov?

Zodpovednosť má vždy správca i spracovateľ. Pokiaľ máte spracovateľa, musíte si v zmluve zaistiť, že bude údaje vašich zamestnancov chrániť. A pozor – spracovateľ za vás síce vyrieši napríklad mzdy, ale neznamená to, že by prebral vašu zodpovednosť za ochranu osobných údajov. Obidvaja máte povinnosť chrániť údaje.

Súhlas so spracovaním údajov sa užívateľov Vemy netýka

Zamestnávateľ je správcom údajov bez toho aby potreboval výslovný súhlas s ich spracovaním. Osobné údaje využíva na výpočet miezd, a preto má právny dôvod na ich zhromažďovanie.

O niektoré ďalšie dáta má Zamestnávateľ oprávnený zájem. Aby napríklad vedel, ktorí zamestnanci sa dohodli na služobnej ceste do Švajčiarska, zhromažďuje údaje o jazykoch, ktorými hovoria.

Pokiaľ zamestnanec ukončí pracovný pomer, neznamená to, že musíte ihneď všetky jeho dáta zmazať. Zamestnanec totiž môže i za niekoľko mesiacov prísť napríklad s tým, že vaša mzdová účtovníčka nesprávne vypočítala jeho výplatu a dlhujete mu niekoľko stoviek na príplatkoch. Pokiaľ by ste nemali k dispozícii žiadne dáta, ocitnete sa v dôkaznej núdzi a nemáte sa ako brániť.

ruka.jpg

Lenže podľa čoho poznať, ako dlho môžete dáta ochraňovať? Podľa aktuálnych interpretácií GDPR to vypadá, že bude potreba údaje o zamestnancoch z databáz vymazávať priebežne na základe stanovených lehôt. To je ale časove i technicky náročné, a preto je lepšie zatiaľ počkať na presnejšiu interpretáciu GDPR, s ktorou pravdepodobne príde Úrad pre ochranu osobných údajov.

Dodatky zmlúv za vás vyrieši Vema

Kvôli GDPR budú zákazníci Vemy podpisovať dodatky cloudových a outsourcingových zmlúv. Vo Veme ich už  pripravujeme a včas vám ich nachystáme na  prečítanie a podpis. Vďaka tomu zmluvy vôbec nemusíte riešiť - my ich pre vás pripravíme.