Ekonomický systém v organizácií ESO Euroškola

Ako na účtovanie školného? Ekos priviedol účtovníčky v Euroškole k novým postupom

Ako prepojiť účtovníctva 4 škôl a 3 ďalších inštitúcií vymysleli v organizácii ESO Euroškola, ktorá zriaďuje stredné školy a gymnázium v Prahe, Českej Lípe a v Strakoniciach. Ich ekonomický systém na to nestačil a neustále ručné zapisovanie a prenášanie dát na flash diskoch bolo komplikované. Preto sa rozhodli pre zmenu.

V roku 2015 usporiadali výberové konanie na nového dodávateľa ekonomického systému. "Náš program bol primitívny a zastaraný, a tak sme si povedali, že do konca roka vyberieme nový. Výberko vyhral Ekos od Vemy“, hovorí účtovníčka Trójskeho gymnázia v Prahe Eva Jendřejasová.

Dopĺňa ju riaditeľ Euroškoly Praha: "Konzultantka Olga Králová na mňa pri prezentovaní softvéru urobila veľký dojem. Dostal som od nej navyše podklady na prečítanie a ďalšie prezentácie o Ekose, vďaka ktorým som si potom všetko ešte raz v pokoji preštudoval“, opisuje moment rozhodnutia riaditeľ Radim Jendřejas.

S Ekosom odštartovali zmeny

Vema stála po vyhratom výberovom konaní pred neľahkou úlohou - ekonomický program Ekos musel splniť očakávania hneď niekoľkých skupín užívateľov:

  1. riaditelia škôl chceli rýchle a presné výpisy účtovníctva a školného,
  2. školské účtovníčky a asistentky zaujímalo jednoduché fungovanie systému,
  3. audítor potreboval prehľadné informácie na rýchlu a presnú kontrolu účtovníctva.

S Ekosom sa účtovníčky a asistentky začali zoznamovať v januári 2016 a v rovnakom mesiaci škola na nový systém prešla. "Robili sme ročné uzávierky a zároveň sa učili pracovať s programom. Bolo to náročné, pretože sme systém objednali neskoro. Nebol čas sa s ním oboznamovať o dva mesiace skôr“, vysvetľuje školská účtovníčka Jendřejasová.

Faktúry sú lepšie ako interné doklady

S novým systémom sa zmenili aj pracovné postupy účtovníčok. "Pri platení školného sme skôr vystavovali interné doklady. Prešli sme na Ekos a zistili, že je oveľa lepšie vystavovať faktúry. Je to jednoduchšie a hneď vidíme saldokonto“, hovorí účtovníčka.

Ekos v škole pomohol aj s ďalšími vecami. "Predtým som písala bankové výpisy ručne. Vďaka Ekosu som sa konečne donútila zariadiť si automatické preklápanie výpisov z banky do systému“, pochvaľuje si Eva Jendřejasová.

V škole si na systém zvykli za 3 mesiace

Úplne všetko ale v Euroškole nešlo hladko. "Ekos je veľa podrobný. Má rad funkcií, ktoré sa ešte len učíme používať. Je dôležité pracovať systematicky“, radí školská účtovníčka.

Ekos v školách vďaka novým funkciám uľahčil účtovníčkam prácu. "V Ekose sa mi páči napríklad prehľadné oddeľovanie rôznych dotácií vďaka činnostiam strediska a zákazkám. Občas sa mi ale ešte stane, že zabudnem, ako využiť nejakú funkciu. Dáme hlavy dokopy alebo voláme konzultantovi“, hovorí účtovníčka Jendřejasová.

Stretnutie s konzultantom Ekosu Radkom Škaloudom ju čaká v nasledujúcich týždňoch. "Školské účtovníctvo je plné špecifík. Dohodli sme sa pánom Škaloudom, že sa za nami v škole zastaví a spoločne preberieme zmeny, ktoré naša škola v Ekose potrebuje, "opisuje výhľad do budúcnosti školská účtovníčka.

A ako dlho v Euroškolách trvalo, než si na Ekos zvykli? "Vďaka pomoci konzultantov a húževnatej práci našich účtovníčiek už pracujeme s Ekosom rutinne. Prvé 3 mesiace neboli jednoduché, ale už si nevieme predstaviť návrat k starému systému, "uzatvára riaditeľ Jendřejas.

Záverečné zhrnutie

Aké boli 3 hlavné problémy v škole a ako ich Ekos vyriešil?

Problém

Riešenie

Riaditelia nemajú k dispozícii súhrnné čísla za všetky školy.

V Ekose pracujú všetky účtovníčky na Vema V4 Cloude. Vďaka tomu môžu jednoducho pripraviť súhrnné prehľady.

Účtovníčky musia bankové výpisy do ekonomického systému prepisovať ručne.

Modul Banka umožnil prepojiť bankový účet s Ekosom a účtovníčky sťahujú výpisy do Ekosu elektronicky.

U školného sa ťažko vyhľadáva, kto zaplatil.

Účtovníčky prešli z interných dokladov na faktúry a zo saldokonta hneď zistia, od koho už majú platby na účte.


zpět