Viete, ktoré funkcie majú školské účtovníčky v Ekose najradšej? My áno. Opýtali sme sa ich, čo im v Ekose každý deň uľahčuje život - a povedali nám o 7 jednoduchých postupoch, ktoré by ste mali poznať aj vy. Bola by totiž škoda nevyužiť všetko, čo Vám Ekos ponúka.
Pokladňa na mieru pre školy
Jednou z dôležitých agend je Pokladňa, ktorá účtovníčkam pomáha prehľadne zvládnuť každodennú prácu s dokladmi. Každá účtovníčka si totiž v číselníku nastaví presne tie doklady, ktoré v škole potrebuje - môžu to byť rôzne príjmové a výdavkové doklady alebo napríklad súhrn príjmových dokladov za týždeň.
Problém dokonca nepredstavujú ani cudzie meny - jednoducho použijete valutovú pokladňu. Využijete ju napríklad pri cestách žiakov do zahraničia alebo ak je vaše škola pri hraniciach a sem tam nakupujete školské potreby v cudzom štáte.
A to najlepšie nakoniec: keď budete dbať na poriadok v Pokladni, bude sa vám štvrťročná uzávierka robiť jedna radosť. Zvládnete ju totiž jednoducho niekoľkými kliknutiami myšou.
Jednoduché sťahovanie výpisov z banky
Ďalšiu z obľúbených funkcií nájdete v module Banka, kde svoj Ekos jednoducho prepojíte s internetovým bankovníctvom a faktúrami. Ako na to?
- Stiahnete si výpis z bankového softwaru,
- načítate si ho v Ekose,
- platby sa s faktúrami spárujú v module Fakturácia automaticky podľa variabilného symbolu.
S Ekosom svoje bežné denné postupy konečne zautomatizujete. Systém za vás urobí mnoho vecí a vy tak budete mať čas na dôležitejšiu prácu než manuálne prepisovanie údajov z internetového bankovníctva.
Hromadné zaúčtovanie faktúr a dokladov
Všetky faktúry alebo pokladničné doklady za celý deň môžete naraz zaúčtovať dávkou. Doklady totiž presuniete z prvotnej evidencie do účtovného denníka každý zvlášť alebo hromadne dávkou napríklad za celý deň. A nemusíte sedieť pri počítači hodiny navyše.
Jednoduchá predkontácia šetrí čas
Konštantné symboly majú zmysel. Vďaka nim totiž účtovníčka automaticky priradí prijaté peniaze ku správnym účtom a riziko chyby je tak minimálne. V Ekose využijete predkontáciu predovšetkým v 2 prípadoch:
- pri priraďovaní peňazí z výdavkových dokladov alebo faktúr k účtom - fakturantka jednoducho vyberie z číselníku príslušný doklad,
- pri prijímaní peňazí na obedy, lyžiarsky výcvik alebo na pobyt v školskej družine - platby sa vďaka konštantným symbolom samy priraďujú ku konkrétnym účtom.
Jednoduché párovanie platieb s faktúrami
Stohy výpisov z banky na jednej strane, faktúry na strane druhej. Človek by potreboval kúzelnú paličku, aby sa k sebe listiny správne priradili. Pokiaľ ale neviete čarovať, spoľahnite sa na Ekos. Potrebujete jedinú vec: aby platitelia (napríklad rodičia detí navštevujúce vašu školu) správne priraďovali k platbám variabilné symboly.
Výpis sa s faktúrou spáruje, výsledkom je zaplatená faktúra a saldokonto sa vynuluje. Účtovníčka nemusí riešiť a hľadať, ktorá faktúra je zaplatená, Ekos to zistí namiesto nej. Jednoduché, že?
Rozborová tabuľka podrobne rozoberie rozpočet
Vďaka rozborovej tabuľke budete mať vždy perfektný prehľad o rozpočte a jeho čerpaní.
Tabuľku jednoducho použijete pre každý rozpočet, s ktorým v škole pracujete - napríklad školské družiny. V rozborovej tabuľke uvidíte počiatočný stav rozpočtu, čerpanie za jednotlivé mesiace a zostatok peňazí v čiastke aj v percentách.
Hneď zistíte, či v školskej družine neutratili v niektorom mesiaci viac peňazí, ako mali, a koľko im do konca školského roku zostáva. Napríklad vďaka tomu zistíte, že v družine môžu nakúpiť nové doskové hry, pretože sa im v septembri podarilo ušetriť niekoľko tisícok.
Ľahká oprava zaúčtovaných dokladov
Faktúru za vodu už máte spárovanú s bankovým výpisom, a pretože je práce hotová, uložíte ju a je to.
Lenže niekedy to nie je tak jednoduché - človek objaví nejakú chybu a už zaúčtovanú faktúru musí opraviť. Čo teraz? Zabudnite na opravu ďalším dokladom, v Ekose na to pôjdete úplne jednoducho:
- faktúru odúčtujete a tým vytiahnete z účtovníctva,
- opravíte údaje v prvotnej evidencii,
- opravené údaje znovu zaúčtujete.
