Výplatná páska je dokument, ktorý obsahuje podrobné údaje o mzde každého zamestnanca. Možno ju tiež prirovnať k akémusi vysvedčeniu za vykonanú prácu, ktoré každý zamestnanec mesiac, čo mesiac očakáva od svojho zamestnávateľa. V praxi býva často nedoceneným dokumentom a to najmä preto, že jej zamestnanci nerozumejú. Údaje v nej uvedené môžu mať rôzne podoby, keďže niečo také ako univerzálna výplatná páska neexistuje. Jej konečná podoba je závislá najmä od softwaru, ktorý zamestnávateľ používa na spracovanie miezd svojich zamestnancov.
Povinnosť zamestnávateľa vydať zamestnancovi pri výplate mzdy takýto písomný doklad vyplýva najmä z § 130 ods. 5Zákonníka práce.
Náležitosti výplatnej pásky
Zákon ustanovuje len minimálne (povinné) náležitosti, ktoré musia byť na výplatnom doklade uvedené.
Ide najmä o sumy všetkých jednotlivých poskytovaných zložkách mzdy a ďalších jednotlivých plneniach, ktoré síce nemajú charakter mzdy, ale sú poskytované v súvislosti so zamestnaním. Môžu to byť napr.:
- náhrada mzdy za dovolenku čerpanú alebo preplácanú,
- náhrada za sviatok,
- náhrada za prekážky v práci,
- náhrada ušlej mzdy,
- náhrada za pracovnú pohotovosť,
- náhrada príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti,
- príspevky zo sociálneho fondu a pod.
Okrem iného, súčasťou výplatného dokladu musia byť aj informácie o zrážkach zo mzdy, t.j.:
- o sumách zrážok jednotlivých druhov odvodov do fondov sociálneho poistenia a zdravotného poistenia, do ktorých prispieva zamestnanec z hrubého príjmu,
- o sume príspevku zamestnanca na doplnkové dôchodkové sporenie,
- o sume preddavku na daň zo závislej činnosti,
- o sumách zrážok zo mzdy vykonávaných bez súhlasu zamestnanca, ale aj na základe dohody a pod.
U zamestnanca, u ktorého sa uplatňuje konto pracovného času musia byť na výplatnej páske uvedené údaje o stave účtu konta pracovného času. To znamená, že musí byť uvedený rozdiel medzi:
- ustanoveným týždenným pracovným časom a skutočne odpracovaným časom zamestnanca a
- sumou vyplatenej základnej zložky mzdy a sumou, ktorá by bola zamestnancovi vyplatená podľa skutočne odpracovaného času.
V neposlednom rade si musí zamestnanec na doklade nájsť aj údaj o celkovej cene práce, ktorý predstavuje výšku nákladov zamestnávateľa vynaložených na zamestnanca.
V záhlaví výplatnej pásky bývajú bežne uvedené identifikačné údaje zamestnanca (meno, priezvisko, osobné číslo) a identifikačné údaje zamestnávateľa (názov zamestnávateľa, prípadne aj úplná adresa a IČO).
Z hľadiska jednoznačnej zrozumiteľnosti je potrebné k údajom o zložkách mzdy a zložkách ďalších plnení uvádzať aj ďalšie údaje ako napr. údaje o:
- počte hodín/dní, za ktoré bola príslušná položka poskytnutá,
- čistej mzde zamestnanca po vykonaní všetkých zrážok,
- počte dní čerpanej dovolenky a jej zostatku,
- počte hodín/dní čerpaných prekážok v práci,
- výške priemerného zárobku na pracovnoprávne účely,
- výške denného vymeriavacieho základu pre účely výpočtu PN zamestnanca,
- názve zdravotnej poisťovne, v ktorej je zamestnanec poistený,
- výške pracovného úväzku zamestnanca,
- uplatňovaní/neuplatňovaní nezdaniteľnej časti základu dane na daňovníka,
- poberaní/nepoberaní daňového bonusu na deti.
Ako sa vyznať vo výplatnej páske
Na výplatnej páske sa objavujú viaceré podobné výrazy, ako hrubá mzda, základná mzda, tarifná mzda, či cena práce, ktoré na prvý dojem znejú rovnako. V skutočnosti však predstavujú úplné odlišné výpočty a v konečnom dôsledku aj odlišné sumy.
Mnohé údaje sú často sprevádzané skratkami, ktoré nemusia byť na prvý pohľad zrozumiteľné.
Nižšie vám ponúkame prehľad tých najčastejšie používaných, ktoré sme rozdelili do troch základných častí výplatnej pásky.
Prvá časť – záhlavie výplatnej pásky:
Tarifná mzda (Tarif. mzda) – základná mzda hodinová/mesačná, ktorú má zamestnanec dohodnutú v pracovnej zmluve. Je to mzda bez odmien, príplatkov či bonusov. Od 1. mája 2018 je zamestnávateľ povinný základnú zložku mzdy zverejňovať v každej ponuke zamestnania.
Fond pracovnej doby (FPD) – fond, ktorý je zamestnanec povinný odpracovať na základe rozvrhu pracovného času.
Pracovný úväzok (plný/40/100%, skrátený/20/50%) – zamestnávateľom určený týždenný pracovný čas zamestnanca.
Obdobie (napr. október 2020) – mesačné obdobie, za ktoré sa mzda zamestnanca spracováva.
Priemerný zárobok (PHZ) – priemerný hodinový zárobok na pracovnoprávne účely, ktorý slúži na výpočet náhrad mzdy a príplatkov (napr. na výpočet dovolenky, prekážok v práci na strane zamestnanca, či zamestnávateľa, na výpočet príplatkov za nadčas, sviatok a pod.). Zisťuje sa ako podiel zúčtovanej hrubej mzdy zamestnanca bez náhrad a skutočne odpracovaných hodín za rozhodujúce obdobie a to vždy k 1.dňu daného štvrťroka.
DVZ – denný vymeriavací základ pre výpočet náhrady príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca (pozn. za prvých 10 dní platí náhradu príjmu pri dočasnej PN zamestnávateľ).
D-nárok – údaj o nároku na dovolenku.
D-čerp. – údaj o čerpaní dovolenky.
D-zost. – údaj o zostatku dovolenky.
VšZp, Union ZP, Dôvera ZP – názov poisťovne, v ktorej je zamestnanec poistený.
Druhá časť – telo výplatnej pásky:
Základná mzda (mesačná) – výpočet: tarifná mzda / počet pracovných hodín v mesiaci x počet odpracovaných hodín v mesiaci.
Základná mzda (hodinová) – výpočet: počet odpracovaných hodín v mesiaci x tarifná hodinová mzda.
Základná mzda za nadčas – výpočet: tarifná mzda / počet pracovných hodín v mesiaci x počet odpracovaných hodín nadčasu.
Príplatok za nadčas (25%) – výpočet: počet odpracovaných hodín nadčas x 25% z priemerného hodinového zárobku zamestnanca.
Príplatok za sviatok (100%) – výpočet: počet odpracovaných hodín x 100 % z priemerného hodinového zárobku zamestnanca.
Príplatok za sobotu – výpočet: počet odpracovaných hodín x najmenej 50 % z minimálnej hodinovej mzdy, t.j. zo sumy 3,333 €/hod.
Príplatok za nedeľu – výpočet: počet odpracovaných hodín x najmenej 100 % z minimálnej hodinovej mzdy, t.j. zo sumy 3,333 €/hod.
Náhrada mzdy – výpočet: náhrada za čerpanie dovolenky, prekážky v práci (počet hodín prekážky v práci x priemerný hodinový zárobok zamestnanca).
Odmeny, prémie – variabilné (motivačné) zložky mzdy, ktoré zamestnávateľ môže/nemusí zamestnancovi vyplatiť. Väčšinou sú závislé od splnenia vopred stanovených ukazovateľov zamestnávateľom.
Hrubá mzda – súčet základnej mzdy, prémií, odmien, mzdových príplatkov.
Hrubý príjem – súčet hrubej mzdy, náhrady mzdy a nepeňažných príjmov.
Vymeriavací základ (VZ) – vymeriavací základ, z ktorého sa počíta odvod na sociálne poistenie a preddavky na zdravotné poistenie.
Odvody org. – poistné, ktoré platí zamestnávateľ.
Odvody zam. – poistné, ktoré platí zamestnanec.
ZP-zamestnanec (4%) – preddavok na poistné za zamestnanca, ktoré sa platí z jeho hrubej mzdy/hrubého príjmu.
NP-zamestnanec (1,4%) – nemocenské poistenie, poistenie pre prípad zníženia príjmu z dôvodu PN, OČR, MD.
SP-zamestnanec (4%) – starobné poistenie, poistenie pre prípad zabezpečenia príjmu v starobe.
IP-zamestnanec (3%) – invalidné poistenie, poistenie pre prípad čiastkovej alebo úplnej straty schopnosti pracovať.
PvN-zamestnanec (1%) – poistenie v nezamestnanosti, poistenie pre prípad straty zamestnania.
Poistné spolu-ZC (13,4%) – poistné na sociálne a zdravotné poistenie za zamestnanca, ktoré sa zrazí z jeho mesačného hrubého príjmu/mzdy.
Nezdaniteľná časť základu dane (NČZD) – o túto čiastku si môže daňovník ponížiť základ dane, je potrebné podpísať daňové vyhlásenie.
Čiastkový základ dane (ČZV) – výpočet: úhrn príjmov – poistné na zdravotné a sociálne poistenie.
Základ dane (ZD) – výpočet: úhrn príjmov – poistné – nezdaniteľná časť základu dane.
Preddavok na daň (19%, príp. 25%) – sadzba dane zo závislej činnosti, ktorá sa počíta zo základu dane.
Čistá mzda – výpočet: úhrn príjmov – poistné – daň zo závislej činnosti.
Daňový bonus (DB) – daňový bonus na dieťa, ktorý si daňovník uplatňuje, pripočíta sa k čistej mzde, je potrebné podpísať daňové vyhlásenie.
Náhrada pri DPN – náhrada príjmu pri dočasnej PN zamestnanca, ktorú vypláca zamestnávateľ (za prvých 10 dní).
DDS za ZC – príspevky zamestnanca na doplnkové dôchodkové sporenie.
Stravné – zrážky – príspevok zamestnanca na stravné lístky.
Celková cena práce (35,2 %) – náklad zamestnávateľa na pracovnú silu. Tvorí ju:
- mzda vrátane náhrady mzdy a náhrady za pracovnú pohotovosť mimo pracoviska za príslušný mesiac
a osobitne v členení
- preddavok na zdravotné poistenie (10%)
- poistné na nemocenské poistenie (1,4%)
- poistné na starobné poistenie (14%)
- poistné na invalidné poistenie (3%)
- poistné na poistenie v nezamestnanosti (1%)
- poistné na garančné poistenie (0,25%)
- poistné na úrazové poistenie (0,8%)
- poistné do rezervného fondu solidarity (4,75%)
- príspevok na starobné dôchodkové sporenie, ktoré platí zamestnávateľ z vymeriavacieho základu zamestnanca platného v danom mesiaci.
Z hľadiska zavedenia povinnosti informovať zamestnanca o sumách, ktoré zamestnávateľ musí odvádzať z výšky mzdy zamestnanca, je vhodné celkovú cenu práce na výplatnom doklade uviesť aj súhrnnou sumou.
Tretia časť – päta výplatnej pásky:
Čistý príjem – výpočet: čistá mzda + daňový bonus + náhrada príjmu pri dočasnej PN. Táto položka predstavuje sumu k výplate zamestnanca v hotovosti alebo na jeho bankový účet.
Výplatná páska – dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru
Fyzické osoby, ktoré pre zamestnávateľa vykonávajú práce na základe niektorej z dohôd (dohoda o vykonaní práce, dohoda o pracovnej činnosti, dohoda o brigádnickej práci študenta) majú taktiež nárok na vydanie výplatnej pásky.
Toto právo majú zakotvené v § 223 ods. 2 posledná veta Zákonníka práce, ktorý hovorí, že sa na nich primerane uplatnia ustanovenia § 129 až § 132 Zákonníka práce – ide o splatnosť odmeny, výplatu odmeny a zrážky z odmeny za prácu.
Doklad musí obsahovať najmä údaje o:
- vyplatenej odmene (ak sa odmeňuje viacerými zložkami, tak musia byť uvedené všetky zložky odmeny)
- vykonaných zrážkach z odmeny
- celkovej cene práce.
Papierová podoba vs. Elektronická
Zamestnávateľ je povinný pri vyúčtovaní mzdy zamestnancovi vydať výplatný doklad o vyúčtovaní mzdy v písomnej – papierovej podobe (poštou alebo osobne), ak sa zamestnávateľ so zamestnancom nedohodnú na jeho poskytovaní elektronickými prostriedkami. Tento doklad musí obsahovať minimálne zákonom vyžadované údaje o vyúčtovaní mzdy.
Zamestnávateľ a zamestnanec sa môžu dohodnúť na zasielaní dokladu aj v elektronickej podobe, ak je to technicky možné. Pri tejto forme zasielania je osobitne dôležitá povinnosť zamestnávateľa zabezpečiť ochranu osobných údajov v zmysle zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a nariadenia GDPR, nakoľko informácie o zložkách mzdy patria medzi osobné údaje zamestnanca. Výplatná páska musí byť chránená heslom.
V praxi často vyvstáva otázka, v akom okamihu by mala byť výplatná páska zamestnancovi vydaná. Vzhľadom na skutočnosť, že vyúčtovanie výplaty predchádza jej vyplateniu, zamestnanec by mal tento doklad obdržať k dispozícii ešte pred samotným vyplatením mzdy alebo jej pripísaním na účet v peňažnom ústave.
Ako už bolo vyššie spomenuté, v zmysle zákonníka práce je „zamestnávateľ povinný vydať zamestnancovi výplatnú pásku pri vyúčtovaní mzdy. Na žiadosť zamestnanca mu zamestnávateľ predloží na nahliadnutie doklady, na ktorých základe bola mzda vypočítaná“.
Inšpektoráty práce môžu túto povinnosť zamestnávateľa kontrolovať a to tak, že požadujú preukázanie toho, že zamestnávateľ výplatnú pásku zamestnancovi skutočne vydal. Preto je potrebné, aby zamestnávateľ zabezpečil vydanie tohto dokladu oproti podpisu zamestnanca. Ak sa pásky posielajú elektronicky (e-mailom), vtedy ako doklad slúži odoslaný e-mail, ktorý zamestnávateľ archivuje na účely vydania výplatnej pásky. Na to, aby sa výplatná páska poskytla elektronickými prostriedkami sa vyžaduje dohoda zamestnanca a zamestnávateľa, dohodu so zamestnancom nemožno nahradiť dohodou so zástupcami zamestnancov.
Ak kontrolór inšpekcie práce zistí nevydanie výplatnej pásky zamestnancovi, alebo ak páska neobsahuje všetky zákonom stanovené údaje, môže byť zamestnávateľovi udelená pokuta za neplnenie si povinnosti vyplývajúcich z pracovnoprávnych predpisov a poškodzovanie zamestnanca.
Archivácia výplatných pások
Súčasťou registratúr je aj mzdová agenda, ktorú tvoria písomnosti dokladujúce evidenciu, výpočet, zdaňovanie miezd a realizáciu zákonných a ostatných zrážok zo mzdy.
Ide najmä o:
- Výplatnú listinu
- Rekapituláciu miezd
- Mzdový list
- Výplatnú pásku
- Evidenčný list dôchodkového zabezpečenia
- Mesačné výkazy do sociálnej a zdravotnej poisťovne
- Mesačné prehľady o dani z príjmov zo závislej činnosti
- Rôzne potvrdenia o mzde a iné
Pri archivácii mzdových dokumentov treba postupovať podľa zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v spojitosti so zákonom č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach.
Odporúčaná doba archivácie týchto dokumentov je 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa dokumenty týkajú s výnimkou mzdového listu. Ten sa odporúča archivovať dlhšiu dobu.
Výplatná páska je významným dokumentom každého zamestnanca, pretože si prostredníctvom nej vie skontrolovať napr. nárok, či zostatok dovolenky, ako aj to, aká suma mu na konci mesiaca príde na účt. Je dobré, ak si zamestnanec každú svoju výplatnú pásku starostlivo odloží, pretože v budúcnosti ju môže potrebovať ako hodnoverný podklad na výpočet dôchodku.