Účtovná jednotka je podľa § 8 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve povinná viesť účtovníctvo správne, úplne, preukázateľne a spôsobom zaručujúcim trvalosť účtovných záznamov.
Rovnako dôležitá je aj správnosť mzdového účtovníctva. V praxi sa ale stretávame aj s chybami v účtovníctve.
Dôvody chýb v mzdovom účtovníctve
Mzdové výpočty nie sú vždy jednoznačné a jednoduché. Táto oblasť prechádza pomerne častými zmenami v legislatíve, je potrebné dodržiavať širokú škálu právnych predpisov, ktoré sa neustále menia. Zákony sú mnohokrát nezrozumiteľne napísané a tým pádom dochádza k nesprávnej interpretácii pravidiel.
Ďalším dôvodom, prečo vznikajú chyby, je ľudský faktor a nedostatok odborného školenia v účtovníctve. Mzdový účtovník si vždy musí skontrolovať všetky podklady k výpočtu, aby dodatočne nemusel zisťovať, či mu zamestnanec nezabudol niečo dodať.
V dnešnej dobe už ale existujú aj modernejšie nástroje na mzdovú agendu, avšak často sa stretávame aj s technickými chybami, ktoré nastanú v systémoch. Ak účtovná jednotka zistí, že niektorý účtovný záznam jej účtovníctva je neúplný, nepreukázateľný, nesprávny alebo nezrozumiteľný, podľa § 34 zákona o účtovníctve je povinná vykonať opravu bez zbytočného odkladu.
Oprava chyby môže mať za následok povinnosť podania opravných výkazov mzdového účtovníctva.
Prehľad najčastejších chýb
Ako sme už načrtli, mzdová agenda vyžaduje dokonalé znalosti v danej problematike. Napriek tomu môže dochádzať k mnohým chybám. Predstavme si najčastejšie nedostatky v mzdovom účtovníctve.
Chybný výpočet daní a odvodov
Zamestnávatelia sú povinní odvádzať sociálne a zdravotné poistenie zo mzdy zamestnanca a taktiež daň z príjmov fyzických osôb. Ak sú tieto odvody a dane nesprávne vypočítané, môže to mať pre zamestnávateľov aj zamestnancov právne následky.
Najčastejšie chyby vznikajú v nesprávnom uplatnení nezdaniteľných častí základu dane a daňovom bonuse na vyživované dieťa.
Ďalšou chybou býva neskoré nahlásenie, resp. nenahlásenie nového zamestnanca do Sociálnej poisťovne a zdravotnej poisťovne. Za nedodržanie lehoty na prihlásenie a odhlásenie zamestnanca môže Sociálna poisťovňa uložiť zamestnávateľovi pokutu.
S komunikáciou s úradmi vám pomôže aplikácia Mzdy od Vemy. Obsahuje univerzálny modul pre prevodné príkazy, elektronickú komunikáciu so Sociálnou poisťovňou a zdravotnými poisťovňami.
Tip: Odporúčame, aby ste bez doloženia všetkých dokladov od zamestnanca, odpočet neuplatňovali. Pri kontrole sa spätne zle získavajú kópie zmlúv o poistení alebo potvrdenia od zamestnanca, ktorý už vo firme nepracuje.
Chyby v evidencii pracovného času a nadčasov
Zamestnávateľ je podľa § 99 Zákonníka práce povinný viesť evidenciu pracovného času, práce nadčas, nočnej práce, aktívnej časti a neaktívnej časti pracovnej pohotovosti zamestnanca tak, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu alebo mal nariadenú alebo dohodnutú pracovnú pohotovosť.
Evidencia by mala byť vedená papierovou alebo elektronickou formou. Bez evidencie pracovného času nie je možný výpočet mzdy.
Ďalšou chybou sú nepresné výpočty mzdových príplatkov, ktoré má zamestnanec napr. za víkendovú prácu, za prácu počas sviatku, nadčas a pod.
Odporúčame, aby ste si našli spoľahlivý systém na evidenciu pracovného času každého zamestnanca. S tým si hravo poradí aplikácia Dochádzkový systém od Vemy, ktorá poskytuje presnú evidenciu dochádzky zamestnancov a precízne podklady pre spracovanie miezd.
Nesprávny výpočet náhrady príjmu počas PN a nesprávny výpočet dovolenky
Náhradu príjmu poskytuje zamestnávateľ za kalendárne dni, a to od prvého dňa dočasnej pracovnej neschopnosti do jej skončenia, najdlhšie však do desiateho dňa dočasnej pracovnej neschopnosti.
Je potrebné byť dôslední v presnom zadávaní začiatku a konca pracovnej neschopnosti a uchovávať kópie neschopeniek.
Častou chybou je aj nesprávne vypočítaná doba dovolenky a náhrada za ňu. Vyhnúť sa nesprávnym výpočtom vám môže pomôcť zvýhodnený balíček Mzdy komplet od Vemy. Výpočet nároku na dovolenku je vykonaný v závislosti od splnenia podmienok pre jeho vznik, čo zahŕňa sledovanie čerpania dovolenky a automatický výpočet náhrad za dovolenku.
Efektívne mzdové účtovníctvo
Mzdové účtovníctvo je jednou z najnáročnejších oblastí účtovníctva. Aby sme minimalizovali riziko vzniku chýb, je dôležité mať správne nástroje a systémy pre správu miezd. V dnešnej dobe digitalizácie je už kvalitný mzdový softvér pre mzdové účtovníctvo samozrejmosťou.
Mzdový a personálny informačný systém Vema umožňuje zamestnávateľom efektívne spravovať mzdy, dovolenky, dochádzku a iné personálne a účtovné procesy. Ponúka funkcionalitu pre automatický výpočet nároku na dovolenku, sledovanie čerpania dovolenky a ďalšie funkcie pre zefektívnenie mzdového a personálneho manažmentu a je vždy v súlade s platnou legislatívou.
Autorka: Michaela Vetráková
Ing. Michaela Vetráková je absolventkou PEF Mendelovej univerzity v Brne, konkrétne študijného odboru Účtovníctvo a dane. Pôsobí ako projektová účtovníčka v medzinárodnej spoločnosti, ktorá poskytuje komplexné služby pre rafinérie. Vo voľnom čase sa špecializuje na publikáciu odborných článkov z oblasti účtovníctva a daní.
