Pracovné cesty

Pracovné cesty od začiatku do konca

Pracovné cesty je webová aplikácia, ktorá rieši komplexne celú agendu tuzemských aj zahraničných pracovných ciest od plánovania a schvaľovania cez zálohy, meny, vyúčtovanie, výstupy do účtovníctva a miezd a ďalšie súvisiace funkčnosti, vždy v súlade s aktuálnou legislatívou. Rovnako využíva pre spracovanie schvaľovacích procesov nástroje workflow a prirodzene spolupracuje s ostatnými aplikáciami. Eliminuje papierovanie, všetko prebieha v elektronickej podobe so zachovaním prvkov bezpečnosti a preukázateľnosti.  Systém je maximálne variabilný s ohľadom na špecifiká konkrétnej organizácie.

Zadávanie údajov do cestovného príkazu zachováva tradičnú logiku používanú pri vyplňovaní v klasických tlačených formulároch s niekoľkými zmenami, ktoré umožňujú využiť výhody počítačového spracovania. Pred zahájením cesty zapíše pracovník do príkazu dátum, cieľ a účel cesty, spôsob dopravy, spolucestujúcich a zálohu, ktorú môže čerpať z pokladne. Pre optimalizáciu využitia vozidiel v organizácii je možné vyhľadávať možnosti spolujazdy. Ak je v organizácii stanovený takýto spôsob práce a evidovaná hierarchia osôb, odovzdáva pracovník príkaz na schválenie svojmu nadriadenému.

Vyúčtovanie až nakoniec

K vyúčtovaniu pracovnej cesty dochádza po jej uskutočnení. Sú zadané jednotlivé etapy cesty, dopravné prostriedky, náklady na jazdu, nocľah, ostatné náklady a stravné. Program na základe týchto údajov vykoná výpočet náhrad vyplývajúcich zo zákona vrátane zaúčtovania vyplatenej zálohy. K cestovnému príkazu sa evidujú ďalšie detaily o ceste, napr. správa z cesty, dátum a spôsob preplatenia nároku a podobne. Na správu a vyúčtovanie je možné tiež použiť proces schvaľovania.
Príkaz je možné vytlačiť v akejkoľvek fáze procesu.

Evidencia vozidiel so všetkými podrobnosťami

Pri jednotlivých vozidlách sú evidované všetky potrebné technické údaje, kniha jázd, údaje o poistení, spôsobe platenia diaľničnej dane, vlastník súkromného vozidla alebo osoba poverená riadiť služobné vozidlo. Záznamy v knihách jázd vznikajú automaticky po vyúčtovaní pracovnej cesty súvisiacej s príslušným vozidlom. Súkromné jazdy sa zadávajú ručne.

Aplikácie si rozumejú s Personalistikou a Mzdami

Aplikácia Pracovné cesty spolupracuje s aplikáciami Personalistika a Mzdy. Používaním rovnakého súboru Osoby je zaistená integrita údajov o osobách v celom informačnom systéme Vema. Do Miezd je možné posielať podklady pre vyplatenie cestovného v mzde.
Ďalej Pracovné cesty preberajú čísla zákaziek, pracovísk a činností z informačného systému Ekos. Pri sledovaní zaplatených príkazov je možné automatizovať komunikáciou s Pokladňou.

Záleží, ako sa na cestovný príkaz pozeráte

K dispozícii sú zostavy s množstvom nastaviteľných úrovní triedenia a pohľadov na cestovné príkazy. Predovšetkým je to zostava, ktorá zodpovedá tlačeným štandardným formulárom používaným v mnohých organizáciách. Ďalej potom zostavy, ktoré umožňujú prehľady podľa zvolených kritérií, napríklad plánované cesty k určitému dátumu použiteľné pre vyhľadanie spolujazdy, cesty jedného pracoviska v danom období, cesty jedného človeka v danom období, všetky doteraz neuhradené cesty atď.

Je možné tlačiť Knihu jázd pre každé vozidlo zvlášť, prehľad záloh diaľničnej dane za vybrané obdobie, žiadosť o použitie súkromného vozidla a jednotlivé výkazy jazdného hromadnou dopravou.

Ovládanie aplikácie je zhodné s ovládaním všetkých ostatných aplikácií Vema. Rýchla navigácia pomocou stromovej ponuky, funkčné klávesy a skratky sú navrhnuté tak, aby používanie pre súčasných užívateľov bolo čo najjednoduchšie.