Obsah článku:
- Čo je to mzdový systém a ako predchádza chybám
- Funkcie mzdového programu
- Ako pomôže mzdový software s povinnosťami voči štátnym inštitúciám
- Mzdový systém pomôže aj s personálnou agendou
Čo je to mzdový systém a ako predchádza chybám
Povinnosť viesť mzdové účtovníctvo vzniká firme s prijatím prvého zamestnanca. Už pri prvej desiatke zamestnancov je ručné spracovanie miezd, typicky s kalkulačkou alebo v excelovských tabuľkách, časovo náročné. A kvôli nepozornosti, zle pripraveným podkladom a legislatívnym zmenám pri ňom dochádza aj k častým chybám.
Mnoho firiem preto rieši odmeňovanie zamestnancov mzdovým systémom, ktorý mzdy počíta automaticky a v súladu s platnou legislatívou. Navyše umožňuje vytvárať podklady pre plnenie povinností voči finančnej správe, Sociálnej poisťovni a zdravotným poisťovniam.
Kvalitný mzdový systém sa prispôsobí typu podnikania aj veľkosti firmy. Účtovník vďaka tomu ušetrí množstvo času a nervov – mzdový program napríklad umožní vypočítať časovú mzdu pre manažéra, úkolovú mzdu pre pracovníka vo výrobe a podielovú mzdu, ktorú často poberajú obchodníci.
Funkcie systému sú prispôsobené aj špecifikám štátnej správy v oblastiach školstva, zdravotníctva a štátnej služby.
Medzi dôležité funkcie kvalitného mzdového programu patria:
- spracovanie viac súbežných pracovnoprávnych vzťahov,
- doplatky do minimálnej mzdy,
- výpočet priemerných a pravdepodobných zárobkov,
- výpočet dovolenky,
- výpočet náhrady mzdy za dobu dočasnej pracovnej neschopnosti,
- výpočet zákonného poistenia zodpovednosti zamestnávateľa, podklady pre výpočet náhrady za stratu na zárobku pri pracovnom úraze,
- možnosť spätného prepočtu mzdy,
- automatizované ročné zúčtovanie dane.
Pre účtovníkov je potom dôležité, aby sa dal v programe jednoducho nastaviť výpočet zrážok zo mzdy v prípade:
- exekúcie,
- insolvencie,
- zrážky na dohodu (stravenky, dôchodkové a životné poistenie).
Akonáhle mzdoví účtovníci mzdy spracujú, väčšina programov im umožní vytvorenie tlačových zostáv. Pomocou programu tlačia alebo odosielajú elektronicky zostavy ako:
- mesačné prehľady do Sociálnej poisťovne a zdravotných poisťovní,
- prehľadové zostavy pre účely kontroly zo strany štátnych inštitúcii,
- tlačové zostavy pre zaúčtovanie miezd.
Po spracovaní miezd predá mzdový účtovník zamestnancom výplatné pásky jedným z nasledujúcich spôsobov:
- formou tlačovej zostavy,
- e-mailom vo formáte PDF,
- cez portál,
- cez mobil.
Ako pomôže mzdový software s povinnosťami voči štátnym inštitúciám
Pokiaľ je program na mzdy naozaj dobrý, poslúži dokonca ako jediný software, v ktorom účtovník komunikuje so štátnymi úradmi a inštitúciami. Zamestnávatelia totiž s prijatím prvého zamestnanca prihlásia firmu aj pracovníkov do registrov zdravotných poisťovní a Sociálnej poisťovne, kam účtovníci každý mesiac posielajú formuláre s
- prehľadom o platbách jednotlivým zdravotným poisťovniam
- a s prehľadom o výške poistného pre Sociálnu poisťovňu.
Vo väčšine mzdových systémov je možné priamo zadať prevodné príkazy na Finančnú správu a na už zmienené inštitúcie vo formáte ABO, GEMINI, BEST a Multicash.
Lacnejšie varianty alebo mzdové softwary, ktoré sú zdarma toto prepojenie väčšinou nemajú. V týchto prípadoch účtovníci zadávajú platby ručne do internet bankingu a tým za rok stratia desiatky hodín času.
Mzdový systém pomáha aj s personálnou agendou
S príchodom aj odchodom zamestnancov sa spájajú administratívne úkony, ktoré sú previazané s personalistikou.
Keď personalista zakladá osobnú zložku zamestnanca v mzdovom systéme, vkladá do nej údaje z osobného dotazníka, pracovnej zmluvy a mzdového/platového výmeru. Tie sú prvým predpokladom pre správny výpočet mzdy.
Do mzdového systému sa následne zaznamenávajú aj informácie o dosiahnutom vzdelaní, absolvovanej praxi, lekárskej prehliadke apod. Software je teda aj dôležitým zdrojom a úložiskom informácii o zamestnancoch.
Kvalitný mzdový systém pomáha teda s prácou viacerým ľuďom vo firme, vnáša poriadok do pracovných procesov, uľahčuje výpočet miezd aj ďalšie neviditeľné kroky v administratíve, ktorú robia personalisti.
