Pre všetkých zákazníkov je účasť vrátane občerstvenia a záverečného rautu zdarma, navyše si každý na pamiatku odnesie aj malý darček, ktorým bola tento rok praktická skladacia nákupná taška.
Aleš Kostrhoun víta účastníkov a oboznamuje ich s programom akcie
Stretnutie v Brne zahájil riaditeľ Divízie služieb Aleš Kostrhoun. Privítal všetkých prítomných a oboznámil ich s programom akcie. Potom odovzdal slovo riaditeľovi spoločnosti Vema Janovi Tomíškovi. Zákazníci tak z najpovolanejších úst získali prehľad o hlavných novinkách, ktoré pre nich Vema pripravila. Vzhľadom k blížiacemu sa termínu platnosti Nariadenia GDPR hovoril Jan Tomíšek najprv o aplikácii GDPR, ktorú Vema ponúka pre splnenie povinností vyplývajúcich z nariadenia. Užívatelia majú možnosť vykonávať všetko ručne, bez softwarovej podpory, ale vzhľadom k vysokej prácnosti a neefektivite odporučil využitie novej aplikácie.
Ďalšou dôležitou informáciou bolo oznámenie zmeny licencovania HR produktov podľa skutočného počtu pracovníkov namiesto doteraz používaného prepočítavania.
Pripravujú sa tiež zmeny týkajúce sa Centra služieb. Požiadavky budú zákazníci po novom zadávať iba cez Zákaznícky web. Výhodou bude viditeľný stav čerpania bezplatných alebo predplatených služieb a upozornenie na prípadné aktuálne problémy a ich riešenie.
Riaditeľ spoločnosti Vema Jan Tomíšek hovorí o hlavných novinkách
Asi najväčšou novinkou je dokončenie nového klienta, t.j. komunikačného rozhrania, ktorým sa produkty Vema ovládajú. Tejto téme bola podrobne venovaná nasledujúca prednáška. Jan Tomíšek vysvetlil, čo Vemu ku zmene viedlo. Z dôvodu rozvoja IT technológií už súčasný klient neumožňoval ďalší rozvoj. Nový klient má štandardné ovládanie ako produkty Microsoft, ktoré každý pozná, navyše vyzerá graficky výrazne lepšie. Riaditeľ Tomíšek súčasne všetkých prítomných uistil, že k využívaniu nového klienta Vema nebude nikoho nútiť, využívanie je úplne dobrovoľné a podpora súčasného klienta potrvá ešte roky. V závere svojho vystúpenia odpovedal pán Tomíšek na položené otázky a vyzval účastníkov, aby sa na neho v prípade záujmu v priebehu stretnutia s čímkoľvek obrátili.
Sála v Brne bola zaplnená do posledného miesta
Po riaditeľovi Tomíškovi sa slova ujal Radek Mišák, vedúci vývoja nového klienta V5. Zopakoval, že cieľom vzniku V5 bolo zatraktívniť vzhľad produktov, zjednodušiť ich ovládanie a pridať nové funkcie. V neposlednom rade bolo nutné tento krok učiniť i z technologického hľadiska, kedy ďalší rozvoj súčasného klienta už začal byť problematický. Nové technológie zároveň umožnia rozvoj V5 aj v nasledujúcich rokoch. Klient V5 je kompatibilný so súčasnými aplikáciami Vema, preto je možné ich ľubovoľne spúšťať ako v pôvodnom, tak aj v novom klientovi. Klient V5 vyžaduje pre svoj chod operačný systém Windows 7 alebo novší, pri práci s dokumentami je vyžadovaný Microsoft Office 2007 alebo novší. Vzhľadovo vychádza Klient V5 z programov Microsoft Office 2013/2016, čo je dnes štandardom pre vzhľad moderných programov vo Windows.
Radek Mišák predstavuje novinky klienta V5
Aké sú najväčšie novinky Klienta V5? Prvá z nich je tabuľko-formulárový režim, na ľavej strane zobrazuje tabuľku s niekoľkými najdôležitejšími stĺpcami a detail vybranej vety sa zobrazuje v pravej časti vo formulári, kde je možné vetu tiež editovať. Nové vety sa vo V5 namiesto režimu Vytvor vkladajú na koniec tabuľky do prázdneho riadku označeného hviezdičkou.
Ďalšou novinkou je používanie plných názvov položiek namiesto akronymov, kedy pôvodný klient zobrazoval v nadpisoch stĺpcov akronymy. Výrazne vylepšené boli aj samotné formuláre. Ich vzhľad bol upravený tak, aby zodpovedal vzhľadu Centra, design zostal responzívny, t.j. položky sa vždy rozmiestňujú tak, aby bol čo najlepšie využitý priestor, ktorý je k dispozícii. Po novom je možné vo formulároch zobrazovať aj obsah tzv. memopoložiek vrátane použitých obrázkov napr. fotky zamestnanca.
Formuláre je možné jednoducho užívateľsky upravovať pomocou grafického editora. Klient V5 tiež primárne zobrazuje hodnoty z číselníkov namiesto ich kódov, ako to bolo v pôvodnom klientovi. Hodnotám v číselníku je možné priradiť aj ikony pre rýchlejšiu orientáciu medzi nimi. Tzv. podsúbory je možné v klientovi V5 zobraziť nielen ako odkazy v tvare šípky, ale priamo v podobe tabuľky.
Klient V5 podporuje aj tvorbu nového typu zostáv, ktoré je možné jednoducho vytvárať pomocou integrovaného nástroja pre ich tvorbu. Nové zostavy je možné nielen tlačiť, ale tiež exportovať do rady formátov ako napr. PDF, HTML, MS Word a MS Excel.
Aký bude ďalší vývoj klienta? V pláne je slovenská a anglická lokalizácia, bude pokračovať jeho zrýchľovanie. Chystá sa doplnenie ďalších funkcií, napríklad automatické odosielanie zostáv e-mailom, skenovanie dokumentov alebo skupinové operácie dátového editora. Do klienta V5 budú samozrejme ďalej pridávané aj nové funkcie, ktoré v súčasnom klientovi nie sú, napr. možnosť vykonávať rôzne typy agregácií a zobrazovať dáta vo forme grafov. Vylepšený bude tiež interný textový editor pre editáciu textových memopoložiek.
Nasledovala prestávka na občerstvenie, počas ktorej mohli záujemcovi vo foyer klásť otázky konzultantom Vema, ktorí tu boli so svojimi notebookmi pripravení venovať sa účastníkom stretnutia.
Zákazníci využívajú na prestávkach možnosť bezplatných konzultácií
Po prestávke pokračoval program prezentácií Jiřího Brodeckého, vedúceho skupiny analýzy HR, napr. o aplikácii Výberové konanie. Ide o nepostrádateľný nástroj riešiaci povinnosti vyplývajúce z GDPR pri výberových konaniach v oblastiach správneho narábania s osobnými údajmi a dokumentami a zaistení uloženia a výmazu dokumentov podľa pravidiel GDPR. Aplikácia umožňuje vedenie výberových konaní osôb prijímaných do pracovného aj služobného pomeru zaistením administratívnej podpory všetkých procesov výberového konania.
Jiří Brodecký prezentuje aplikáciu Výberové konanie
Aplikáciu Výberové konanie je možné napojiť na inzertné servery (jobs.cz, prace.cz), firemný web a prostredníctvom webovej služby zverejňovať obsadzované miesta na portáli ISoSS. Údaje o vybranom žiadateľovi je potom možné automaticky preniesť do ďalších aplikácií Vema – Miezd a Personalistiky. Pre členov výberových komisií je potom výhodou portálový prístup ku všetkým dokumentom uchádzača aj k jeho hodnoteniu.
Ako ďalšie nasledovalo predstavenie aplikácie Plánovanie a evidencia výkonov, ktoré predniesol Tomáš Petr, vedúci oddelenia analýzy HR. Ide vlastne o také „predspracovanie miezd“. Portálový prístup zaistí možnosť pracovať s aplikáciou cez akýkoľvek bežný internetový prehliadač. Aplikácia umožňuje pre stanovené obdobie evidovať pracovné výkony zamestnancov, či plánované, tak aj skutočne vykonané. Okrem fyzických výkonov slúžiacich pre výpočet úkolovej mzdy alebo pre výkonnostnú zložku mzdy je možné v aplikácii evidovať aj bonusy, benefity a rôzne ďalšie ukazovatele. Výkony môžu byť plánované a evidované pre pracovníkov priamo v určitej role, ale tiež pre väčšie celky (role v tíme, útvary). Výkony je možné evidovať po hodinách a minútach, po dňoch, alebo za dlhšie časové úseky.
S aplikáciou Plánovanie a evidencia výkonov oboznamuje Tomáš Petr
Spracovanie prebieha po etapách, typicky je možné v jednej etape zadať plán (resp. rozpočet) a v ďalšej jeho plnenie (resp. čerpanie). Špeciálna funkcia umožňuje transformáciu skutočne vykonaných výkonov na odmeny do predspracovania miezd a následný import do aplikácie Mzdy. Praktické využitie aplikácie bolo demonštrované na príkladoch rozpočítania štvrťročných bonusov, výpočtu mesačných benefitov, rozúčtovania miezd na zákazky a výpočtu výkonnostných odmien podľa plnenia plánu výroby.
Plánovanie a evidencia výkonov spolupracuje s aplikáciami Mzdy, Dochádzka a Plánovanie zmien. Elektronický prenos podkladov do spracovania miezd potom šetrí prácu mzdovým účtovníčkam. Samozrejmosťou je súlad spracovania osobných údajov s GDPR.
Opäť nasledovala krátka prestávka na občerstvenie, počas ktorej mohli záujemcovia vo foyer pokračovať v konzultáciách s pracovníkmi služieb Vema.
O výhodách aplikácie ODBC Provider hovorí Radek Papež
Po prestávke sa ujal slova konzultant Radek Papež a na praktických príkladoch (prehľad o dočasnej pracovnej neschopnosti v organizácii, vývoji priemernej hrubej mzdy a spotrebe vybraného materiálu), priblížil výhody ďalšej ponúkanej aplikácie Vema ODBC Provider. ODBC (Open Database Connectivity) je bežne používaná skratka pre štandardizovaný prístup k databázovým systémom. Rozhranie ODBC umožňuje prístup do databázy s aplikáciami tretích strán, ktoré ich podporujú, napr. MS Excel a MS Power BI. Tento nástroj nájde uplatnenie hlavne pri užívateľoch, ktorí opakovane vytvárajú rozličné reporty z dát Vema (napr. tabuľka s prehľadom mzdových nákladov v požadovanom členení v exceli, dodávaná vedeniu každý mesiac po uzavretí miezd).
Aplikácia Vema ODBC Provider zaistí prístup priamo k živým dátam. Akýkoľvek report spracovaný pomocou ODBC rozhrania sa tak vyrobí len raz a jednoduchým stlačením tlačidla „aktualizovať“ (v produktoch MS Excel a Power BI), sa kedykoľvek načítajú aktuálne hodnoty z databázy (napr. pre načítanie hodnôt aktuálneho mesiaca). Odpadá teda „otrocké“ vyrábanie požadovaných reportov opakovane každý mesiac.
V poslednej časti akcie bol na programe blok nazvaný „Malí, ale šikovní pomocníci“. Prvého „malého pomocníka“ – elektronické odovzdávanie Prehlásenia plátcu dane z príjmov fyzických osôb“ predstavila konzultantka Lucie Štrajtová Reidlová. Výhodami sú možnosť kontroly a editácie predvyplnených údajov vo formulári zamestnancom na portáli aj mzdovou účtovníčkou priamo v aplikácii Mzdy, elektronický podpis a elektronické odovzdávanie spracovateľovi alebo klasická tlač zostavy a podpis zamestnanca. V decembri tohto roku bude doplnený formulár „Žiadosť o vykonanie ročného zúčtovania dane“ a hromadná tlač obidvoch formulárov za všetkých zamestnancov.
Lucie Štrajtová Reidlová predstavila i ďalšieho „malého pomocníka“ – modul Vema NRZP. Jeho uplatnenie je v zdravotníctve, kde je požadované odosielať informácie o zamestnancoch do Národného centra zdravotníckych informácií (NCZI). K prvotnému naplneniu NCZI vybranými požadovanými údajmi o zamestnancoch došlo už k 31. 5. 2018. Teraz majú v zdravotníctve povinnosť do 30 pracovných dní hlásiť všetky zmeny na pozícii zdravotníckeho pracovníka – zahájenie, prerušenie či ukončenie pracovno-právneho vzťahu. Informácie sa do NCZI odovzdávajú elektronicky webovou službou alebo vo forme vygenerovaného súboru vo formátu *.xml.
Lucie Štrajtová Reidlová predstavuje „malých pomocníkov“
Poslednú prezentáciu predniesla vedúca oddelenia služieb Brno Leona Michálková. Cieľom prezentácie bolo predstaviť univerzálny nástroj Vema workflow, ktorý bol vytvorený pre podporu ľubovoľného schvaľovacieho procesu, ktorých každodenne v organizáciách prebieha mnoho. Tento produkt by mal schvaľovacie procesy uľahčiť a dať im potrebný poriadok. Využitie nájde v rôznych procesoch z oblasti riadenia ľudských zdrojov, ekonomiky a logistiky.
Pre ukážku bol produkt Vema workflow prezentovaný na procese schvaľovania faktúr prijatých. Ako to funguje? Na schvaľovanie preplatenia sa posielajú prijaté faktúry zhotovené v aplikácii Vema Fakturácia. Nástroj Vema workflow priebežne informuje o stave faktúry vo vzťahu ku schvaľovaniu. Stav faktúry je zohľadňovaný pri účtovaní a jej platení, notifikácie chodia prostredníctvom e-mailu.
Užívateľ má možnosť faktúru schváliť alebo zamietnuť, v prípade zamietnutia sa faktúra vracia späť do Fakturácie do stavu Zamietnutie. Schvaľovanie je možné znovu zahájiť alebo úplne zrušiť.
Po schválení je do faktúry doplnené: kto ju schválil, kedy bola schválená a ponúknutá možnosť generovať požiadavku na platbu a zaúčtovať ju.
Ako je možné využiť workflow pre schvaľovanie faktúr ukazuje Leona Michálková
Na záver stretnutia bol pre účastníkov pripravený obedový raut, na ktorom pokračovali neformálne diskusie.
