Aj keď sa denne stretávate s kolegami a vidíte, ako pracujú, nájdite si čas na pravidelné hodnotiace schôdzky – na nich sa môžete venovať len danému človeku a odovzdať mu spätnú väzbu v kľude a komplexne.
Najlepšie je, ak kombinujete priebežné hodnotenie s dlhodobým. Stretávajte sa kvôli feedbacku na bežnú agendu každý mesiac a raz za pol roka alebo za rok si naplánujte strategickejšiu schôdzku, pri ktorej zhodnotíte celkové pôsobenie človeka vo firme a jeho posun.
To sa osvedčilo aj Lucii Čačalovej, ktorá vedie tím približne 10 ľudí v Obsahovej agentúre. „Hard-skillové veci, ako sú zručnosti a výkon, riešime priebežne po celý rok. Buď hneď po ukončení projektu, kedy je to aktuálne, alebo na konci každého mesiaca. Ročné hodnotenie je potom skôr o posúdení soft skills – preberáme, ako človek funguje dlhodobo, ako komunikuje, v čom sa zlepšuje a ako zapadol do firmy. Pre človeka je to dôležitá kotva. Uistí sa, ako sa mu darí a získa podnety, na čom zapracovať do budúcna,” vysvetľuje Lucia Čačalová.
A kto by mal byť pri samotnom hodnotení? Najčastejšie sa stretáva zamestnanec s manažérom, ktorý ho má na starosti. Dôležité je, aby vedúci nebol len formálnym nadriadeným, ale aby so zamestnancom skutočne trávil čas, stretával sa s ním na projektoch a sledoval jeho rozvoj. Personalista byť pri hodnotení nutne nemusí, ale pri nastavení procesu áno.
Prečo sa hodnoteniu vôbec venovať?
Existuje hneď niekoľko dobrých dôvodov: bez spätnej väzby sa skrátka človek neposunie. A keď nerastie zamestnanec, nerozvíjajú sa projekty a v konečnom dôsledku ani firma. Aké sú hlavné výhody hodnotenia zamestnancov:
- získate podklady k odmeňovaniu – na základe výsledkov ľahšie stanovíte prémie,
- motivujete zamestnancov k vyšším pracovným výkonom,
- lepšie zacielite vzdelávanie – zistíte, v čom sa potrebuje zamestnanec posunúť a naplánujete školenie na mieru,
- získate podklady k rozhodovaniu o povýšení alebo preradení na inú pozíciu.
Hodnotiace stretnutie môžete využiť aj k tomu, aby ste ľudí informovali o zmenách vo firme alebo si vypočuli spätnú väzbu k vedeniu spoločnosti – odhalíte napríklad prípadné chyby vo firemných procesoch alebo v rozdelení práce.
Vo firme Pierburg, ktorá je významným dodávateľom dielov pre automobilový priemysel, pomáha hodnotenie zamestnancov aj k spravodlivejšiemu odmeňovaniu. HR špecialista Pavel Kudlička k tomu hovorí: „Zakladáme si na tom, aby bol systém hodnotenia dobre nastavený, spravodlivý a transparentný. Máme jasne stanovené hodnotiace kritériá, ktorými sa riadime a v prípade potreby ich môžeme každému jednoducho vysvetliť.“
Náš tip: Prečítajte si tiež Kto je ihrísk, a čo má vo firme na starosti HR oddelenie
Ako na to: hodnoťte zručnosti aj soft skills
Začnite tým, že si stanovíte hodnotiace okruhy, ktoré sú pre vás kľúčové. Neexistuje pritom univerzálny návod, čo by ste mali na zamestnancoch hodnotiť. Záleží na odbore, v ktorom pracujete, ale tiež na tom, akú máte firemnú kultúru a čo na zamestnancoch najviac oceňujete. Kritéria hodnotenia sa navyše často líšia v závislosti od oddelenia aj naprieč firmou.
Väčšinou sa ale firmy zameriavajú na:
- znalosti a odbornosť zamestnancov,
- výkon a pracovné výsledky,
- ale aj takzvané soft skills – správanie, komunikačné zručnosti, tímová spolupráca alebo napríklad kreativita.
„Systém máme zavedený tak, že hodnotenie každého zamestnanca prebieha priebežne a na viacerých úrovniach. Prvé hodnotenie prichádza v treťom mesiaci po nástupe, kedy sa zameriavame na celkové schopnosti zamestnanca. Pravidelne potom prebiehajú ďalšie hodnotiace schôdzky. Pre zamestnancov vo výrobe sme stanovili tiež výkonnostné bonusy, ktorých hodnotenie majú na starosti jednotliví teamleaderi. Vema nám umožnila už existujúci model hodnotenia zamestnancov zjednodušiť a sprehľadniť. Dáva nám to možnosti ďalšieho rozvoja a úprav hodnotiaceho systému podľa našich aktuálnych potrieb.“
Pavel Kudlička, HR špecialista, Pierburg
Pri zostavovaní okruhov aj konkrétnych bodov hodnotenia vám pomôže takzvaný job description – popis pracovnej pozície, ktorú dáva dohromady HR oddelenie. Je to prehľad povinností a ďalších charakteristík, ktoré by mal zamestnanec na danej pozícii spĺňať. Vďaka nemu viete, čo presne je náplňou práce zamestnanca, aké má kompetencie a v čom sa má rozvíjať. To všetko potom môžete zahrnúť do hodnotenia.
Z job description vychádzal pri vytváraní formulára napríklad veľkoobchod s ovocím a zeleninou Hortim International: „Máme zostavený jednoduchý formulár, ktorý si každé oddelenie upravuje podľa svojich potrieb. Pri obchodníkoch sme vychádzali z job description, okrem výkonu (napríklad toho, ako plnia obrat) sledujeme tiež soft skills. Zvlášť pri predajcoch a nákupcoch je dôležité, ako zamestnanec zvláda riešiť problémy, ako je samostatný alebo, či má ťah na bránu,“ vysvetľuje manažér predaja Jan Krumpholc.
Hodnotenie škálou, alebo slovne?
Akonáhle máte stanovené okruhy aj konkrétne body k hodnoteniu, nájdete ideálnu metódu, pomocou ktorej budete zbierať vo formulári feedback. Menším firmám často vyhovuje iba slovný popis: „Osvedčil sa nám online dotazník, pomocou ktorého zbierame spätnú väzbu od všetkých kolegov v práci. Odpovedajú na tri otvorené otázky a slovne hodnotia, čo robí daný kolega dobre, v čom je pre firmu najväčším prínosom alebo na čom by mal naopak zapracovať,“ popisuje Lucie Čačalová z Obsahovej agentúry, kde pracuje 25 zamestnancov.
Väčšie firmy so stovkami alebo tisíckami zamestnancov dávajú často prednosť štruktúrovaným formulárom a hodnoteniu pomocou škály od 1 do 5. V Hortim International pracujú s verbálnou škálou od výnimočného až po veľmi slabého.
Tip: Pokiaľ používate škálu, môžete mať tendenciu rozdávať prevažne neutrálne hodnotenie (na škále od 1 do 5 teda číslo 3). Aby ste sa tomu vyhli, určite si koľko % zamestnancov môže maximálne získať najvyššie hodnotenie, koľko % priemerné a podobne.
Niečo navyše: otestujte ľudí
Nezabúdajte, že hodnotenie musí slúžiť hlavne vám. Niektoré firmy preto siahajú aj k menej tradičným metódam, napríklad psychometrickým testom – najčastejšie pri obchodných alebo administratívnych pozíciách.
Ide o dotazníky, pomocou ktorých zistíte napríklad to, ako je zamestnanec vnútorne nastavený, či sú preň dôležité pracovné vzťahy alebo, či má logické myslenie.
„Psychometrické testy odporúčame hlavne pri nábore, ale využiť sa dajú aj pri ročnom pohovore a hodnotení zamestnancov. Vďaka nim odhalíte silné aj slabé stránky zamestnanca, prípadnú frustráciu, či nespokojnosť v práci, aj jeho rozvojový potenciál.”
Ivana Stolarská, personálna poradkyňa
Nechajte rozprávať zamestnanca
Vyplnenými formulármi to ale nekončí. S nazbieranými dátami pracujte, ideálne spolu so zamestnancom. Stretnite sa s ním a spoločne hodnotenie preberte. Nechajte zamestnanca, nech zhodnotí najprv sám seba a zhrnie, čo sa mu za uplynulý rok podarilo, čo sa naučil a v čom má ešte medzery. Až následne zhodnoťte jeho prácu svojimi očami.
„Hodnotenie nie je nikdy jednostranné, nehovorí len teamleader. Vždy chceme, aby človek zhodnotil tiež sám seba a obzrel sa za doterajším pôsobením vo firme. Pomôže mu to, aby si sám uvedomil, čo sa mu podarilo a čo nie, ale tiež kam sa ešte môže posunúť. Je to také nahliadnutie do vnútra.“
Lucie Čačalová, teamleader, Obsahová agentúra
Keď dostane hodnotený zamestnanec priestor k vyjadreniu, možno potom o to lepšie príjme aj vašu spätnú väzbu.
Vďaka práci s feedbackom navyše môžete zamestnanca nasmerovať a rozvíjať dlhodobo. V Hortime napríklad pracujú s programom Microsoft Access, ktorý z vyplnených formulárov automaticky vytvára prehľadné grafy. Môžu tak porovnávať, či sa hodnotenie zamestnancov a ich teamleaderov stretáva, ale môžu tiež sledovať vývoj zamestnanca v čase.
Spoločne nastavte ďalšie kroky
Skôr než schôdzku ukončíte, nastavte si ďalšie kroky a dohodnite sa, v čom sa má zamestnanec zlepšiť a v akej oblasti by sa mal rozvíjať. Čím konkrétnejší budete, tým lepšie – kľudne spoločne vyberte školenie, ktoré zamestnanec absolvuje, alebo vytvorte plán týždenných výziev. „Dôležité je, aby z pohovoru vzišiel konkrétny výsledok alebo cieľ. Môže sa jednať o kariérny plán, plán rozvoja, či vzdelávanie. Všetci by tiež mali myslieť na zachovanie dôvernosti informácií,“ upozorňuje personálna poradkyňa Ivana Stolarská.
Na záver stretnutia tiež dajte zamestnancovi fyzicky do ruky formuláre s hodnotením alebo spísanú spätnú väzbu, aby sa k hodnoteniu mohol vracať a vedel na čom pracovať.
Archivujte, archivujte a zase archivujte
Založte si pre každého zamestnanca zvláštnu zložku na archiváciu všetkých hodnotení a zápisov zo spoločných stretnutí. Len tak sa k nim po čase vrátite a môžete s odstupom zhodnotiť, v čom sa človek posunul a či splnil všetky stanovené akčné kroky.
Bez archivovania sa nezaobídu ani v Pierburgu. „Výhodou archivácie a správy dát v personálnom systéme Vema oproti pôvodným tabuľkám je to, že sa k nim dostaneme kedykoľvek a odkiaľkoľvek a môžeme ľahko vykonávať drobné zmeny a úpravy, aj bez zásahu konzultanta. Vidíme celú históriu a vývoj zamestnanca od doby, kedy k nám nastúpil, vrátane jeho hodnotenia, postupu, pochvál a čohokoľvek ďalšieho. Vidíme, ako sa človek posúva a môžeme lepšie reagovať aj v prípade nejakých problémov,“ hovorí Pavel Kudlička.
S vytváraním hodnotiacich formulárov a ich archiváciou vám aplikácia alebo programy veľmi pomôžu. Napríklad v module Hodnotenie zamestnancov od Vemy zvládnete celý proces: nastavíte si pravidelnosť hodnotiacich stretnutí, vytvoríte formuláre, vyberiete hodnotiace škály a všetko prehľadne archivujete.
Vytvorte si systém hodnotenia zamestnancov v 5 krokoch
1. Stanovte základné okruhy, ktoré budete na zamestnancoch hodnotiť (napríklad odborné znalosti, pracovné výsledky a soft skills). S konkrétnymi kritériami vám pomôže popis pracovnej pozície.
2. Nájdite hodnotiacu metódu (zvoľte slovné hodnotenie alebo napríklad odstupňované hodnotenie na škále).
3. Formulár vyplňte a zamestnanca ohodnoťte. Formulár dajte aj zamestnancovi a nechajte ho zhodnotiť samého seba.
4. Naplánujte osobnú schôdzku, kde hodnotenie prejdete. Stanovte si ďalšie kroky a ciele pre nasledujúci rok.
5. Vyplnené hodnotiace formuláre a zápisy zo schôdzky archivujte.