Keď firma rastie, skôr či neskôr začne narážať na rovnaké problémy. Dochádzka sa vedie v tabuľkách, žiadosti o dovolenku chodia e-mailom, pracovné zmluvy sú uložené v rôznych priečinkoch, zmeny osobných údajov sa riešia ručne a personalisti či mzdové účtovníčky trávia čoraz viac času administratívou namiesto práce s ľuďmi.
Prečo firmy začínajú riešiť HR systém
Na začiatku to väčšinou funguje. Firma má desať alebo dvadsať zamestnancov a základnú HR či personálnu agendu zvládne aj ručne. Lenže keď počet ľudí rastie, pribúda pracovnoprávnych vzťahov, dokumentov, schvaľovaní, legislatívnych povinností aj požiadaviek vedenia na presné dáta. A práve v tej chvíli si väčšina firiem začne klásť otázku:
Potrebujeme HR systém? A ak áno, ako vybrať ten správny?
Výber HR systému nie je len technické rozhodnutie. V skutočnosti ide o rozhodnutie, ktoré ovplyvní každodenné fungovanie firmy, zamestnancov, efektivitu HR oddelenia aj schopnosť firmy rásť bez chaosu. Moderné riadenie ľudských zdrojov sa dnes bez kvalitného systému prakticky nezaobíde.
Firmy dnes pri výbere HR systému neriešia iba evidenciu zamestnancov. Dôležitá je aj automatizácia HR procesov, prepojenie na mzdy, zamestnanecká samoobsluha, legislatívna spoľahlivosť a možnosť ďalšieho rozvoja systému podľa rastu firmy. Práve preto sa výber HR softvéru stáva strategickým rozhodnutím, ktoré ovplyvňuje efektivitu celej organizácie.
Čo je HR systém?
HR systém je softvér určený na správu zamestnancov, personálnych údajov a HR procesov v organizácii. Moderný HR softvér dnes neslúži iba ako evidencia zamestnancov. Stáva sa centrálnym nástrojom pre digitalizáciu HR, automatizáciu HR procesov a prepojenie personalistiky s ďalšími firemnými procesmi.
V praxi sa najčastejšie ukazuje, že firmy potrebujú zjednotiť rôzne nástroje a procesy do jedného prostredia. Kým v minulosti riešili personálnu agendu pomocou tabuliek, e-mailov a papierových dokumentov, moderný personálny systém umožňuje spravovať väčšinu HR procesov na jednom mieste.
Firmy tak získavajú lepšiu kontrolu nad dátami, nižšiu chybovosť a efektívnejšiu prácu HR oddelenia aj manažmentu.
TIP: Často sa môžete stretnúť aj s pojmom HRIS (Human Resources Information System). Ide o označenie moderného informačného systému určeného na správu zamestnancov, HR procesov a personálnych údajov.
Čo by mal vedieť moderný HR systém?
Moderný HR softvér pre stredné firmy aj väčšie organizácie by mal podporovať najmä:
- evidenciu zamestnancov,
- onboarding zamestnancov,
- plánovanie dovoleniek a neprítomností,
- dochádzkový systém,
- správu dokumentov,
- hodnotenie výkonu,
- plánovanie zmien,
- vzdelávanie zamestnancov,
- schvaľovacie procesy,
- reporting a analytiku,
- prepojenie na mzdy a účtovníctvo,
- employee self-service portál pre zamestnancov,
- workforce management a plánovanie kapacít.
Nie každá firma potrebuje všetky funkcie. Dôležité je pochopiť, ktoré procesy dnes firmu najviac brzdia a kde vzniká najviac manuálnej práce.
Pri výbere HR systému odporúčame zamerať sa najmä na oblasti, ktoré majú najväčší dopad na každodenné fungovanie firmy. Z dlhodobého hľadiska býva dôležité aj to, či je možné systém postupne rozširovať podľa rastu organizácie.
Pri robustnejších riešeniach, ako je Vema, je dôležité aj to, že HR softvér nemusí fungovať oddelene od mzdového systému. Naopak, môže tvoriť prepojený celok, ktorý pokrýva digitalizáciu HR, mzdy, zamestnaneckú samoobsluhu, dokumenty, vzdelávanie, hodnotenie aj ďalšie nadväzujúce procesy.
Príklad z praxe: Vo firme s 50 zamestnancami rieši HR agendu často niekoľko rôznych ľudí:
- personalista,
- účtovníčka,
- vedúci tímu,
- manažér,
- externá mzdová účtovníčka.
Každý používa iný nástroj. Dáta sa prepisujú ručne. Zamestnanci posielajú dovolenky e-mailom. Zmluvy sú uložené v rôznych priečinkoch. Dochádzka sa zapisuje do tabuliek.
Výsledkom býva strata času pri prepisovaní údajov, vyššia chybovosť, neprehľadnosť a v neposlednom rade aj problémy spojené s rastom firmy. Komplikovaná býva aj mzdová agenda, ktorá často funguje oddelene od HR procesov. A práve tu začína moderný HR softvér dávať zmysel.
Kedy firma zvyčajne začne potrebovať HR systém
Mnohé firmy si myslia, že HR systém potrebujú až veľké korporácie. V skutočnosti sa táto potreba objavuje oveľa skôr.
Vo firme s desiatimi ľuďmi ešte väčšinou funguje jednoduchá evidencia a základná HR agenda. Keď sa však firma dostane na dvadsať, tridsať alebo päťdesiat zamestnancov, manuálna správa údajov začína byť neudržateľná.
Typickým signálom je situácia, keď:
- HR agenda zaberá príliš veľa času,
- informácie existujú na viacerých miestach,
- schvaľovanie je neprehľadné,
- vedenie firmy nemá aktuálny prehľad,
- vznikajú chyby v evidencii,
- firma potrebuje lepšie zvládať legislatívne povinnosti,
- zamestnanci nevedia, kde nájdu dokumenty, formuláre alebo informácie.
Veľmi často nejde o jeden zásadný problém, ale o súčet desiatok drobných neefektivít, ktoré firmu každý mesiac stoja čas aj peniaze. Moderná digitálna personalistika preto vyžaduje centralizovaný systém, ktorý prepojí personalistiku, mzdy, dokumenty, schvaľovanie aj komunikáciu so zamestnancami.
Komu HR systém uľahčí prácu
Dobre nastavený HR softvér nepomáha len HR oddeleniu. V praxi uľahčuje prácu všetkým, ktorí sa podieľajú na správe zamestnancov, schvaľovaní, evidencii údajov alebo nadväzujúcich procesoch.
Personalistom
Personalisti získajú prehľadnú evidenciu zamestnancov, dokumentov, pracovných pomerov, nástupov, odchodov, vzdelávania či hodnotenia. Systém im pomôže sledovať personálne udalosti a znížiť množstvo manuálnej administratívy.
Mzdovým účtovníčkam
Mzdové účtovníčky ocenia najmä prepojenie personálnych údajov s mzdovou agendou. Ak sú dáta správne zadané a schválené v HR časti systému, nie je potrebné ich znova prepisovať do miezd. To znižuje chybovosť a šetrí čas pri mesačnom spracovaní.
Vedúcim pracovníkom, manažérom a vedeniu firmy
Manažéri aj vedenie firmy získajú lepší prehľad o tímoch, dovolenkách, dochádzke, hodnotení, vzdelávaní či odmeňovaní. Zároveň môžu jednoducho schvaľovať žiadosti a návrhy priamo v systéme bez zdĺhavej e-mailovej komunikácie. Vedenie firmy tak získava kvalitnejšie dáta pre rozhodovanie.
Zamestnancom
Zamestnanci môžu prostredníctvom zamestnaneckého portálu alebo mobilného prístupu riešiť bežné požiadavky sami. Môžu si zobraziť vybrané údaje, požiadať o dovolenku, potvrdiť dokument, zmeniť osobné údaje alebo získať prístup k výplatnej páske.
Aký prínos môže mať HR systém pre firmu?
Dobre nastavený moderný HR softvér dokáže výrazne zjednodušiť každodenné fungovanie firmy. Najväčšie prínosy bývajú viditeľné najmä v oblastiach, kde predtým prevládala manuálna administratíva a neprehľadné schvaľovacie procesy. Napríklad:
- menej manuálnej administratívy,
- rýchlejšie schvaľovanie,
- nižšia chybovosť,
- lepší reporting,
- úspora času HR oddelenia,
- jednoduchší onboarding,
- lepšia employee experience.
V praxi sa najčastejšie ukazuje, že najväčšie úspory nevznikajú jednou veľkou zmenou, ale odstránením desiatok drobných neefektivít v každodenných HR procesoch.
Prečo je pri HR systéme dôležitá slovenská legislatíva
Pri výbere HR systému sa často riešia funkcie, cena a používateľské prostredie. V slovenskom prostredí je však rovnako dôležitá aj legislatívna spoľahlivosť.
Personálna a mzdová agenda sa riadia množstvom pravidiel. Zamestnávateľ musí správne evidovať pracovnoprávne vzťahy, spracovávať mzdy, odvody, zrážky, exekúcie, daňové dokumenty, evidenčné listy, komunikovať s úradmi a plniť povinnosti podľa GDPR. Preto je dôležité overiť si, či dodávateľ systému:
- pravidelne zapracováva legislatívne zmeny,
- podporuje slovenskú legislatívu,
- umožňuje komunikáciu so Sociálnou poisťovňou a zdravotnými poisťovňami,
- podporuje spracovanie zrážok zo mzdy, exekúcií alebo insolvencií,
- spĺňa požiadavky na ochranu osobných údajov,
- má skúsenosti s organizáciami na Slovensku.
Globálny HR softvér môže pôsobiť moderne a ponúkať atraktívne používateľské prostredie. Nemusí však vždy pokrývať špecifiká slovenskej mzdovej a personálnej legislatívy. Pre firmy, ktoré chcú prepojiť HR a mzdy, je preto lokálna legislatívna znalosť kľúčová.
Bezpečnosť dát a GDPR pri HR systéme
HR softvér pracuje s citlivými osobnými údajmi zamestnancov, mzdovými dátami aj pracovnoprávnou dokumentáciou. Pri výbere systému je preto dôležité overiť úroveň zabezpečenia, správu používateľských oprávnení, auditné záznamy aj spôsob ukladania dát.
Firmy by si zároveň mali overiť, či HR systém spĺňa požiadavky GDPR a umožňuje bezpečné spracovanie osobných údajov v súlade so slovenskou legislatívou. Pri výbere HR systému odporúčame preveriť aj:
- šifrovanie dát,
- pravidelné zálohovanie,
- správu prístupových práv,
- auditné logy a históriu zmien,
- bezpečnostné certifikácie,
- umiestnenie dátových centier.
Firmy často podceňujú bezpečnosť až do momentu, keď dôjde k úniku dát alebo problémom pri audite. Z dlhodobého hľadiska býva dôležité vybrať si dodávateľa, ktorý má bezpečnosť aj legislatívny compliance ako súčasť štandardného vývoja systému.
Integrácie s ďalšími systémami
Integrácia s ďalšími systémami patrí medzi najviac podceňované oblasti pri výbere HR systému. HR softvér by nemal fungovať izolovane. Vo väčšine firiem potrebuje komunikovať napríklad s:
- účtovníctvom,
- ERP systémom,
- dochádzkovým systémom,
- mzdovým softvérom,
- nástrojmi pre workforce management.
Ak integrácie chýbajú, zamestnanci musia údaje prepisovať ručne a namiesto zjednodušenia procesov vzniká ďalšia administratívna vrstva.
Najväčší prínos digitalizácie HR často nespočíva v tom, že firma prevedie papierový formulár do elektronickej podoby. Skutočný prínos vzniká až vo chvíli, keď na seba jednotlivé procesy nadväzujú a dáta nie je potrebné zadávať viackrát.
HR systém vs. ATS systém
Firmy sa pri výbere často stretnú aj s pojmom ATS.
ATS (Applicant Tracking System) je systém zameraný na nábor zamestnancov. Rieši správu kandidátov, zverejňovanie pracovných pozícií, komunikáciu s uchádzačmi alebo hiring workflow.
HR systém naopak rieši zamestnancov po nástupe do firmy a podporuje dlhodobé riadenie ľudských zdrojov.
Menším firmám často postačí HR systém so základným náborovým modulom. Firmy s intenzívnym hiringom však zvyčajne potrebujú pokročilejší ATS softvér alebo kombináciu oboch systémov.
Cloudový HR softvér alebo kúpa licencie?
Ďalším dôležitým rozhodnutím pri výbere HR systému je spôsob nasadenia. Firmy dnes najčastejšie riešia, či zvoliť cloudový HR softvér, alebo on-premise riešenie formou kúpy licencie. Každý model má svoje výhody aj obmedzenia a vhodná voľba závisí najmä od veľkosti firmy, interného IT zázemia a požiadaviek na bezpečnosť.
Cloudové riešenie
Cloudový HR softvér dnes dominuje najmä v malých a stredných firmách. Výhodou je rýchle nasadenie, nižšia vstupná investícia a dostupnosť odkiaľkoľvek. Dodávateľ zvyčajne zabezpečuje:
- aktualizácie,
- bezpečnosť,
- technickú správu,
- legislatívne zmeny.
Nevýhodou môže byť menšia možnosť úprav alebo závislosť od dodávateľa.
Kúpa licencie (on-premise riešenie)
Druhou možnosťou je kúpa licencie, pri ktorej systém funguje na vlastných serveroch firmy.
Tento model býva vhodnejší pre organizácie so špecifickými požiadavkami na infraštruktúru alebo bezpečnosť. Počíta však s vyššími nákladmi a väčšími nárokmi na interné IT.
Pre väčšinu menších firiem býva dnes cloudový HR softvér praktickejšou voľbou.
5 najčastejších chýb pri výbere HR systému
Firmy často vyberajú HR systém podľa ceny alebo podľa toho, ako dobre vyzerá demo prezentácia. Práve v tejto fáze však vzniká najviac problémov, ktoré sa naplno prejavia až počas implementácie HR softvéru alebo pri bežnom používaní systému.
1. Výber bez analýzy aktuálneho stavu
Najväčšou chybou je začať vyberať softvér skôr, než si firma ujasní vlastné procesy a problémy. Mnohé firmy začnú porovnávať funkcie bez toho, aby mali jasno:
- čo dnes nefunguje,
- kde vzniká najviac manuálnej práce,
- ktoré HR procesy chcú zjednodušiť,
- aké dáta potrebujú sledovať.
Výsledkom potom často býva systém, ktorý síce ponúka desiatky funkcií, ale nerieši skutočné problémy firmy. Zmysel dáva najskôr zmapovať súčasné procesy a až potom vyberať konkrétne riešenie.
2. Podcenenie prepojenia na mzdy
Mnoho firiem sa pri výbere zameria na HR funkcie, ale podcení nadväznosť na mzdovú agendu. Pritom práve mzdy sú oblasťou, kde sa chyby prejavia veľmi rýchlo a môžu mať vážne dôsledky.
Bez prepojenia HR a miezd vzniká duplicitná práca a vyššia chybovosť. Pri výbere HR systému odporúčame overiť, ako systém pracuje s mzdovou agendou a či dokáže podporiť prepojenie personálnych a mzdových procesov.
3. Podcenenie legislatívy
HR softvér, ktorý nezodpovedá slovenskému legislatívnemu prostrediu, môže byť pre firmu problém. Najmä ak má systém podporovať mzdy, dokumenty, odvody, exekúcie, pracovné pomery alebo komunikáciu s úradmi.
Dodávateľ by mal preukázateľne sledovať legislatívne zmeny a systém pravidelne aktualizovať.
4. Chýbajúce integrácie
Nový HR systém by nemal vytvoriť ďalší izolovaný ostrov dát. Ak sa nepodarí prepojiť personalistiku, mzdy, účtovníctvo, dochádzku a ďalšie nástroje, firma bude údaje stále prepisovať ručne.
Integrácie je preto potrebné riešiť už pri výbere systému, nie až po podpise zmluvy.
5. Podcenenie implementácie a podpory
Dobrý dodávateľ neprináša len softvér. Pomáha nastaviť procesy, migrovať dáta, zaškoliť používateľov a prispôsobiť systém reálnemu fungovaniu firmy.
Pri implementácii HR softvéru býva kľúčové zapojenie HR oddelenia, manažmentu aj interného IT. Kvalita implementácie rozhoduje o tom, či bude systém dlhodobo fungovať a či ho zamestnanci skutočne prijmú.
Nie ste si istí, aké integrácie bude vaša firma skutočne potrebovať?
Dohodnite si nezáväznú konzultáciu a zistite, ako nastaviť HR procesy efektívnejšie.
Ako prebieha výber HR systému v praxi
Výber HR systému nie je len porovnávanie funkcií v tabuľke. Ide o oveľa komplexnejšie rozhodnutie, ktoré ovplyvní každodenné fungovanie firmy, efektivitu HR procesov, prácu manažérov aj skúsenosť zamestnancov.
Najskôr firma analyzuje súčasné procesy a identifikuje najväčšie problémy. Potom si stanoví priority a rozdelí požiadavky na kľúčové a doplnkové.
Následne má zmysel osloviť niekoľkých relevantných dodávateľov a porovnať:
- funkcie,
- referencie,
- podporu,
- integrácie,
- možnosti ďalšieho rozvoja,
- cenu implementácie HR softvéru,
- prepojenie na slovenskú legislatívu.
Veľmi dôležité je vidieť systém na konkrétnych scenároch z praxe. Nestačí všeobecná prezentácia funkcií. Firma by mala vidieť napríklad:
- založenie zamestnanca,
- onboarding,
- schválenie dovolenky,
- exporty,
- reporting.
Až potom je možné realisticky posúdiť, či systém skutočne zodpovedá potrebám firmy.
V praxi sa najčastejšie ukazuje, že najlepší moderný HR softvér nie je ten s najväčším množstvom funkcií, ale ten, ktorý najlepšie podporuje každodenné fungovanie firmy.
Ako spoznať, že HR systém firme skutočne pomáha
Dobre nastavený HR softvér je vo firme viditeľný pomerne rýchlo.
HR oddelenie trávi menej času administratívou a viac času prácou s ľuďmi. Manažéri majú lepší prehľad o tímoch a zamestnanci nemusia zložito hľadať formuláre alebo riešiť schvaľovanie cez niekoľko e-mailov.
Vo firme zároveň vzniká menej chýb, pretože dáta existujú na jednom mieste a procesy sú štandardizované. Efektívnejšia býva aj personálna a mzdová agenda.
Veľkým prínosom býva aj kvalitnejší reporting. Vedenie firmy má aktuálne informácie o kapacitách, absenciách či nábore a môže sa rozhodovať na základe dát namiesto odhadov.
Z dlhodobého hľadiska býva dôležité aj to, či systém zamestnanci skutočne používajú a či im uľahčuje každodennú prácu. Práve používateľská prívetivosť často rozhoduje o úspechu celého projektu digitalizácie HR.
Checklist: Ako vybrať HR softvér?
Pri výbere HR systému odporúčame postupovať podľa týchto krokov:
- Zmapujte procesy, ktoré firmu najviac zaťažujú.
- Ujasnite si, aké funkcie skutočne potrebujete (HR, mzdy, dochádzka, dokumenty, zamestnanecký portál).
- Overte prepojenie HR a mzdovej agendy.
- Skontrolujte podporu slovenskej legislatívy, GDPR a komunikácie s úradmi.
- Preverte možnosti integrácie s účtovníctvom, ERP alebo dochádzkovým systémom.
- Zistite, či je možné systém rozširovať podľa rastu firmy.
- Overte kvalitu implementácie HR softvéru, podpory a školení používateľov.
- Preverte referencie dodávateľa z podobne veľkých firiem.
- Porovnajte celkové náklady vrátane implementácie, podpory a budúceho rozvoja.
Najlepší HR softvér pre stredné firmy je taký, ktorý zjednoduší HR procesy, zníži administratívu a zlepší skúsenosť zamestnancov aj HR tímu.
Vyberte si HR systém, ktorý bude fungovať aj o niekoľko rokov
Výber HR systému nie je rozhodnutie na jeden či dva roky. Ide o nástroj, ktorý bude dlhodobo ovplyvňovať každodenné fungovanie HR tímu, mzdového oddelenia, manažérov aj zamestnancov.
Dobre vybraný moderný HR softvér pomáha zjednodušiť administratívu, prepojiť HR a mzdy a vytvoriť prehľadnejšie procesy. Najdôležitejšie je však najskôr pochopiť potreby firmy a až potom vyberať konkrétny softvér.
Nie ste si istí, aký HR systém je pre vašu firmu vhodný?
Dohodnite si konzultáciu a zistite, ako prepojiť HR, mzdy, zamestnanecký portál aj personálne procesy do jedného funkčného riešenia.
