Vyberáte si HR systém? Skontrolujte, ako chráni údaje zamestnancov

Okrem funkcií a používateľského komfortu je potrebné si položiť ešte jednu otázku: Ako dobre systém ochráni údaje, ktoré mu zveríte? Mzdové údaje, osobné informácie, dokumenty alebo údaje o dochádzke patria medzi najcitlivejšie informácie, s ktorými organizácia pracuje. A s rastúcim počtom zamestnancov, používateľov, pobočiek alebo spoločností rastie aj počet situácií, v ktorých je potrebné bezpečne riadiť prístup k nim.  

Ako teda pri výbere zistiť, či je HR systém skutočne pripravený na bezpečnú prevádzku? Nestačí hľadať jednu konkrétnu bezpečnostnú funkciu. Dôležité je pozrieť sa na to, ako je bezpečnosť zakomponovaná do celkového fungovania systému. 

Tento článok je určený pre: 

• Manažérov a personalistov, ktorí vyberajú nový HR systém a okrem rozsahu funkcií a ceny chcú overiť aj ochranu údajov zamestnancov.
• Zástupcov väčších organizácií, ktorí potrebujú bezpečne spravovať prístupy mnohých používateľov, pobočiek alebo spoločností.
• IT a bezpečnostných špecialistov, ktorí sa podieľajú na výbere HR systému a overujú bezpečnostné opatrenia dodávateľa. 

Bezpečnosť HR systému nie je položka, ktorú stačí jednoducho odškrtnúť 

Bezpečné prihlásenie, šifrovaný prenos údajov alebo pravidelné zálohovanie sú dôležité. Samy o sebe však ešte nevytvoria bezpečný HR systém. Ochrana údajov sa skladá z viacerých vrstiev, od spôsobu overovania používateľov a riadenia ich oprávnení cez samotnú aplikáciu až po infraštruktúru, na ktorej systém beží. 

To je dôležité najmä vtedy, keď majú byť personálne údaje dostupné aj mimo firemnej siete. Zamestnanci si chcú zobraziť výplatnú pásku v telefóne, manažéri pracovať s dochádzkou alebo schvaľovať žiadosti odkiaľkoľvek a personalisti či mzdoví účtovníci potrebujú bezpečný vzdialený prístup. S ľahkou dostupnosťou cez internet však rastú aj nároky na zabezpečenie prostredia okolo samotnej aplikácie.   

TIP: Pri výbere HR systému sa preto nezaujímajte len o to, či disponuje jednotlivými bezpečnostnými prvkami. Opýtajte sa, ako je postavený jeho celkový bezpečnostný model a či funguje aj v reálnej prevádzke vašej organizácie.  

Práve tu sa totiž začína prejavovať rozdiel medzi systémom, ktorý zvládne štandardné scenáre, a riešením navrhnutým aj pre zložitejšiu prevádzku. Kto smie vidieť mzdy, patrí medzi základné otázky bezpečnosti HR systému. Ale čo situácie, ktoré na prvý pohľad nie sú také zrejmé? Čo sa stane s prístupom zamestnanca, ktorý z firmy odíde? Ako zabezpečiť, aby osoba poverená zastupovaním vedúceho mohla prevziať len konkrétnu agendu, bez toho, aby získala prístup ku všetkým jeho údajom? A čo v prípade, ak jedna mzdová účtovníčka pracuje pre viacero spoločností v rámci holdingu?  

Skutočnú vyspelosť HR systému nepoznáte len podľa bežných situácií. Spoznáte ju hlavne podľa toho, ako zvládne tie menej bežné. 

Kto má prístup k údajom? A naozaj vidí len to, čo má?  

V personálnom a mzdovom systéme pracujú s údajmi ľudia s veľmi odlišnými potrebami. Zamestnanec má vidieť svoje údaje, vedúci informácie o svojom tíme a mzdová účtovníčka údaje potrebné na spracovanie miezd. Preto nestačí len rozhodnúť, kto smie vstúpiť do systému. Rovnako dôležité je presne určiť, čo v ňom môže každý používateľ vidieť a robiť. 

Ako môže takéto riadenie prístupov fungovať v praxi, ukážeme na príklade personálneho a mzdového systému Vema. Ten pracuje s oprávneniami na základe používateľských rolí. Jednej osobe je možné priradiť aj viac rolí a prostredníctvom nich určiť rozsah údajov a operácií, ku ktorým má mať prístup. Mzdová účtovníčka tak napríklad môže mať oprávnenia len pre určitú časť organizácie, zatiaľ čo hlavná mzdová účtovníčka potrebuje pracovať s širším rozsahom údajov.   

Podstatné však je, kde sa tieto pravidlá skutočne uplatňujú. Vema používa vlastný databázový systém, v ktorom je bezpečnostný model súčasťou samotného prístupu k údajom. Každá žiadosť o údaje preto prechádza kontrolou oprávnení podľa role konkrétneho používateľa. Neexistuje tu globálny administrátorský účet, prostredníctvom ktorého by aplikácia štandardne pristupovala ku všetkým údajom a až následne rozhodovala, čo používateľovi zobrazí. 

Jednoducho povedané: systém po celý čas vie, kto ste a ktoré údaje smiete vidieť. Pravidlá prístupu sa neuplatňujú len na povrchu konkrétnej aplikácie, ale sprevádzajú používateľa až k samotným údajom a platia pri rôznych spôsoboch práce so systémom.  

TIP: Pri výbere sa nepýtajte len na to, či systém umožňuje nastavovať používateľské roly. Zaujímajte sa aj o to, ako podrobne je možné riadiť oprávnenia. Používateľ zapojený do schvaľovacieho procesu napríklad nemusí automaticky vidieť celú jeho históriu alebo citlivé informácie z predchádzajúcich krokov, ktoré sa ho netýkajú.  

Čo sa stane, keď do stanovených pravidiel zasiahne skutočný život? 

Nastavenie rolí pre zamestnancov, vedúcich alebo mzdových účtovníkov je základom. Skutočná prevádzka však prináša situácie, ktoré sa do jednoduchého rozdelenia rolí nezmestia. Vedúci odíde na dovolenku, niekto ochorie alebo potrebuje dočasne odovzdať časť svojich úloh kolegovi. Procesy pritom musia pokračovať, ale bez toho, aby niekto kvôli zastupovaniu získal prístup k údajom, ktoré by za normálnych okolností nemal vidieť.  

Typickým príkladom je schvaľovanie. Ak má asistentka počas neprítomnosti riaditeľa schvaľovať napríklad cestovné príkazy, nepotrebuje kvôli tomu prevziať všetky jeho oprávnenia a získať prístup k celej jeho agende. Zastupovanie je možné vymedziť pre konkrétnu agendu, určiť jeho rozsah aj dobu platnosti a nastaviť ho vopred. Jednotlivé agendy je navyše možné rozdeliť medzi viacerých zastupujúcich podľa toho, kto má v danom workflow prevziať konkrétne úlohy. Zastupujúca osoba tak získa oprávnenia potrebné pre svoju časť agendy, nie automaticky všetky práva zastupovaného. 

Podobné situácie sa pri výbere systému ľahko prehliadnu. Vo väčších organizáciách však nie sú výnimkou, skôr sú súčasťou bežného dňa. Práve v nich sa ukáže, či je bezpečnosť premyslená aj pre reálnu prevádzku, alebo funguje predovšetkým v štandardných scenároch.  

Čo sa stane s prístupovými právami, keď zamestnanec nastúpi alebo odíde?  

Ľudia nastupujú, menia pracovné pozície a odchádzajú z firmy, a spolu s tým sa musia meniť aj ich oprávnenia. Čím viac účtov organizácia spravuje samostatne, tým väčší priestor vzniká pre ľudskú chybu.  

Systém je možné prepojiť s centrálnym systémom identít organizácie a využívať jednotné prihlásenie (SSO). Pre používateľov to znamená pohodlnejší prístup bez ďalšieho hesla, z hľadiska bezpečnosti je však dôležitejšie niečo iné: personálny systém môže rešpektovať rovnakú firemnú identitu a pravidlá prihlásenia ako ostatné používané služby. Organizácia tak môže využiť napríklad viacfaktorovú autentizáciu alebo nastaviť odlišnú úroveň zabezpečenia pri prístupe zvonku. 

Výhoda sa prejaví aj pri odchode zamestnanca. Ak IT oddelenie deaktivuje jeho centrálny účet, samostatný účet v HR systéme nemusí zostať aktívny len preto, že ho niekto zabudol ručne zrušiť. Podporuje tiež integráciu s Active Directory a napríklad synchronizáciu identít pri nástupe nového zamestnanca. 

Dobrý bezpečnostný model totiž nepočíta s tým, že ľudia nikdy neurobia chybu. Snaží sa obmedziť počet situácií, v ktorých bezpečnosť vôbec závisí od ľudskej pamäti.  

Sú údaje v bezpečí, aj keď s nimi pracujete odkiaľkoľvek?  

Moderný personálny systém musí dnes počítať s tým, že k nemu používatelia pristupujú odkiaľkoľvek. Personálni pracovníci a mzdoví účtovníci pracujú na diaľku, manažéri schvaľujú požiadavky prostredníctvom webového portálu a zamestnanci očakávajú, že ich dokumenty alebo výplatné pásky budú dostupné aj v mobile. Pohodlný prístup odkiaľkoľvek však musí ísť ruka v ruke s bezpečným prenosom údajov.  

Webový portál aj aplikačný klient Vema využívajú na komunikáciu moderné šifrovacie algoritmy, ktoré chránia prenášané údaje pred neoprávneným prístupom.  

Dobre je to vidieť napríklad na výplatných páskach. Zamestnávateľ potrebuje doručiť zamestnancovi dokument obsahujúci citlivé údaje, bez toho, aby kvôli tomu musel sprístupniť svoj vlastný server na internete. Výplatnú listinu je možné bezpečne odoslať priamo do mobilnej aplikácie zamestnanca.  

Mobilný a vzdialený prístup je skutočným prínosom len vtedy, ak kvôli pohodliu nemusíte robiť kompromisy v oblasti bezpečnosti.  

Kto chráni prostredie, v ktorom beží HR systém?  

Bezpečnosť sa nekončí pri samotnej aplikácii. Ak má byť HR systém dostupný cez internet, je potrebné chrániť aj servery, sieťovú komunikáciu a ďalšie časti infraštruktúry, zabezpečiť zálohovanie a obnovu dát a priebežne sledovať, čo sa v prostredí deje. Aj dobre zabezpečená aplikácia môže byť len taká bezpečná, ako je bezpečné prostredie, v ktorom beží.  

Organizácia môže túto infraštruktúru prevádzkovať sama a o jej zabezpečenie sa starať vlastnými IT kapacitami. Druhou možnosťou je využiť Vema Cloud, kde zodpovednosť za prevádzkové prostredie preberá spoločnosť Seyfor. Dáta sa spravujú v Českej republike a jednotlivé zákaznícke prostredia sú od seba oddelené, t. j. každý zákazník má vlastné, nezdieľané databázy a konfiguráciu.  

Súčasťou zabezpečenia Vema Cloudu sú aj vrstvy ochrany proti hrozbám prichádzajúcim z internetu, kontrola dátových tokov, detekcia neštandardnej prevádzky a monitorovanie. Prevádzka je rozdelená medzi primárne dátové centrum v Brne a záložné prostredie v Prahe, pričom ďalšia lokalita v Brne slúži na zálohovanie. Okrem pravidelných záloh prebieha aj replikácia do geograficky oddeleného dátového centra a existujú postupy na obnovenie služby v prípade havárie.     

Nie je potrebné poznať všetky technológie, ktoré za tým stoja. Dôležité je však vedieť, kto zodpovedá za jednotlivé vrstvy zabezpečenia a či má dodávateľ kapacity, procesy a infraštruktúru, aby ich dokázal dlhodobo zabezpečiť.  

Potrebujete si overiť Vema aj z technického hľadiska? 

Vo väčších organizáciách bezpečnostné overovanie dodávateľa často prebieha na strane IT alebo bezpečnostného tímu. Stiahnite si technickú špecifikáciu Vema Cloud, v ktorej nájdete konkrétne informácie o architektúre služby, zabezpečení, infraštruktúre, zálohovaní, obnove aj spôsobe správy. 

Stiahnuť špecifikáciu 

Zostávajú údaje chránené aj pri prepojení s ďalšími systémami?  

Vo väčšej organizácii HR systém zvyčajne nefunguje ako izolovaný ostrov. Údaje je potrebné odovzdávať ďalším aplikáciám a službám a systém musí byť pripravený na bezpečnú integráciu. Pri každom ďalšom spôsobe prístupu k údajom je preto dôležité vedieť nielen to, či prepojenie existuje, ale aj aké pravidlá prístupu k údajom pri ňom platia.  

Vema umožňuje integráciu prostredníctvom webových REST API. Podstatné je, že ani pri tomto spôsobe komunikácie sa neobchádza bezpečnostný model, o ktorom sme hovorili vyššie. Či už používateľ pracuje cez web, klienta alebo sú údaje sprístupňované prostredníctvom API, prístup podlieha nastaveným oprávneniam.   

Možnosť prepojenia totiž sama o sebe nestačí. Vyspelý systém by mal byť schopný rásť spolu s počtom integrácií bez toho, aby sa pri každej novej ceste k údajom vytvárala výnimka z nastavených bezpečnostných pravidiel. 

TIP: Pri výbere sa preto nepýtajte len: „Má systém API?“ Opýtajte sa aj: „Platia pri prístupe cez API rovnaké pravidlá a oprávnenia ako pri bežnej práci v systéme?“  

Čo ak jedna organizácia zahŕňa viacero spoločností?  

V skupinách firiem a holdingových štruktúrach môže jedna osoba pracovať pre viacero spoločností, avšak v každej z nich má inú úlohu a potrebuje prístup k inému rozsahu údajov. Oprávnenia preto musia zohľadňovať nielen jej pracovnú úlohu, ale aj hranice medzi jednotlivými spoločnosťami.   

Typickým príkladom môže byť mzdová účtovníčka, ktorá spracováva mzdy pre viacero spoločností v skupine, ale zároveň je v jednej z nich sama zamestnankyňou. Systém musí byť schopný rozlíšiť tieto úlohy tak, aby široké oprávnenia potrebné na jej prácu automaticky neplatili aj tam, kde na to nemá dôvod.  

Zložitejšia štruktúra by nemala znamenať obchádzanie štandardných pravidiel pomocou provizórnych účtov, rolí alebo iných náhradných riešení. Systém by mal byť na takúto prevádzku pripravený už vo svojej koncepcii.  

TIP: Pri výbere preto nestačí overiť, či systém „podporuje holding“. Opýtajte sa, ako v ňom fungujú roly a prístupy naprieč jednotlivými spoločnosťami a či dokáže dôsledne rešpektovať ich hranice.  

Kto sa stará o vaše údaje a kto k nim má prístup?  

Pri hodnotení bezpečnosti dodávateľa je dobré pozrieť sa aj za samotné technológie. Citlivé údaje nechránia len softvér a infraštruktúra, ale aj jasne stanovené pravidlá pre ľudí, ktorí systém prevádzkujú, spravujú alebo poskytujú zákazníkom podporu.  

Spoločnosť Seyfor je držiteľom certifikátu ISO 27001, medzinárodne uznávaného štandardu pre riadenie bezpečnosti informácií. Ten kladie dôraz nielen na technické opatrenia, ale aj na systematické riadenie bezpečnostných rizík, stanovené procesy a zodpovednosti.  

U Vema Cloud sú jednotlivé typy správy oddelené podľa zodpovedností. Zamestnanci centrálneho IT oddelenia, ktorí spravujú infraštruktúru, nemajú prístup k údajom zákazníkov. V prípade systémovej správy aplikačných serverov je prístup vzhľadom na povahu práce možný, vzťahujú sa naň však stanovené pravidlá a všetky činnosti sú zaznamenávané a podliehajú auditu.   

Ešte konkrétnejšie pravidlá platia pre zákaznícku podporu. Konzultant môže pristupovať k údajom zákazníka iba na základe jeho písomného súhlasu a za účelom riešenia konkrétnej požiadavky. Aj tento prístup je zaznamenaný a auditovateľný.   

Pre väčšiu organizáciu je práve táto prevádzková stránka bezpečnosti dôležitá. Nestačí vedieť, kde sú údaje uložené alebo ako sú technicky chránené. Dodávateľ by mal byť schopný jasne odpovedať aj na otázky, kto k nim má prístup, z akého dôvodu a či je možné tieto zásahy spätne vysledovať.  

Skontrolujte bezpečnosť ešte pred výberom HR systému  

Funkcie, cena, používateľská prívetivosť alebo rýchlosť implementácie sú pri výbere HR systému dôležité. Ak mu však zverujete citlivé údaje stoviek či tisícov zamestnancov, oplatí sa pozrieť aj pod povrch toho, čo je vidieť na prvej prezentácii.  

Rozdiely sa často prejavia až v reálnej prevádzke: keď potrebujete bezpečne nastaviť zastupovanie, odobrať prístup odchádzajúcemu zamestnancovi, prepojiť ďalšiu aplikáciu alebo spravovať oprávnenia naprieč viacerými spoločnosťami. Preto skôr, ako sa rozhodnete pre konkrétny HR systém, položte jeho dodávateľovi niekoľko otázok:  

1. Ako systém zabezpečuje, aby každý používateľ videl len údaje, ku ktorým má mať prístup?
2. Ako rieši zastupovanie, dočasné oprávnenia a ďalšie neštandardné situácie?
3. Čo sa deje s prístupovými právami pri nástupe, zmene pozície alebo odchode zamestnanca?
4. Ako sú údaje chránené pri vzdialenom a mobilnom prístupe?
5. Kto zodpovedá za zabezpečenie infraštruktúry, monitorovanie, zálohovanie a obnovu?
6. Platia nastavené oprávnenia aj pri prepojení s ďalšími systémami a prístupe cez API?
7. Ako systém riadi prístupy v rámci holdingu alebo inej zložitejšej organizačnej štruktúry?
8. Kto na strane dodávateľa má prístup k vašim údajom a sú tieto prístupy vysledovateľné? 

Dodávateľ riešenia určeného pre veľké organizácie by mal byť schopný na podobné otázky odpovedať konkrétne. Systém Vema zakladá ochranu údajov na bezpečnostnom modeli, ktorý preniká do jednotlivých spôsobov práce so systémom, a v prípade Vema Cloud ho dopĺňa o zabezpečenú infraštruktúru a nastavené prevádzkové procesy.  

Pri výbere HR systému sa preto nepozerajte len na to, čo všetko vám umožní robiť. Opýtajte sa tiež, ako dobre vás dokáže chrániť v momente, keď ho začnete skutočne používať.  

Zvažujete výber personálneho a mzdového systému pre vašu organizáciu?  

Porozprávajte sa s nami o vašich požiadavkách na bezpečnosť, prevádzku a fungovanie systému vo vašej organizačnej štruktúre. Ukážeme vám, ako ich možno riešiť v systéme Vema.  

Chcem bezplatnú konzultáciu

Najdôležitejšie informácie o bezpečnosti HR systému v bodoch  

• Bezpečnosť HR systému nie je len jedna funkcia. Zahŕňa ochranu aplikácie, riadenie prístupu, zabezpečenie infraštruktúry, prenos údajov aj prevádzkové procesy dodávateľa.
• Každý používateľ by mal mať prístup iba k údajom, ktoré potrebuje. Dôležité je nielen nastavenie používateľských rolí, ale aj dôsledné uplatňovanie oprávnení pri všetkých spôsoboch práce so systémom.
• Vyspelý HR systém musí zvládnuť aj zložitejšie prevádzkové situácie. Napríklad dočasné zastupovanie, schvaľovacie procesy alebo odlišné oprávnenia v rámci viacerých spoločností.
• Centrálna správa identít pomáha predchádzať bezpečnostným chybám. Prepojenie s firemným prihlásením uľahčuje správu prístupov pri nástupe, zmene role aj odchode zamestnanca.
• Ochrana údajov musí fungovať aj mimo firemnej siete a pri integráciách. Vzdialený prístup, mobilné aplikácie alebo prepojenie cez API nesmú obchádzať nastavené bezpečnostné pravidlá.
• Bezpečnosť závisí aj od prevádzkovateľa systému. Dôležitá je zabezpečená infraštruktúra, zálohovanie, monitorovanie, pravidlá prístupu správcov a možnosť spätného dohľadanie ich činností.