Pomalá digitalizácia štátnej správy komplikuje zamestnávateľom život, hovorí Peter Vilem

Digitalizácia, automatizácia, optimalizácia. Dnes veľmi populárne pojmy. Čo si pod nimi predstaviť v oblasti personalistiky a mzdového účtovníctva? 

Personálnych procesov, ktoré možno digitalizovať a automatizovať je skutočne veľa a  pokrývajú celý životný cyklus zamestnanca. Od náboru a vyhľadávania kandidátov, cez príchod do firmy a potrebné školenia, až po priebežné vzdelávanie, hodnotenie výkonu a ukončenie pracovného pomeru. Digitalizácia umožňuje mať všetky tieto činnosti pod kontrolou, čo je obzvlášť dôležité vo väčších firmách, kde sa personálna práca často presúva na manažérov. Tí potrebujú neustály prístup k aktuálnym informáciám o svojich zamestnancoch, aby mohli robiť kvalifikované rozhodnutia. 

Samostatnou kapitolou je pracovanie miezd, kde nielenže potrebujete mať prístup k presným informáciám, ale v praxi vďaka automatizácií jedna mzdová účtovníčka dokáže spracovať veľké množstvo výplatných pások v kratšom čase.  

Aké benefity môžu firmy očakávať od digitalizácie ich personálnych procesov?  

Digitalizácia prináša firmám viacero významných výhod. Medzi hlavné benefity patrí zlepšenie efektivity a presnosti spracovania údajov. Firmy, ktoré implementujú digitalizované procesy, môžu získať lepší prehľad o svojich zamestnancoch. Manažéri tak majú k dispozícii aktuálne údaje o výkonnosti, prítomnosti, vzdelávaní a ďalších aspektoch, čo im umožňuje robiť informované rozhodnutia, napríklad pri plánovaní zvýšenia platov alebo pri rozhodovaní o ďalšom vzdelávaní. Taktiež sa zjednodušuje komunikácia medzi personálnym oddelením a zamestnancami, napríklad tým, že si zamestnanci môžu sami aktualizovať osobné údaje. V neposlednom rade sú pod kontrolou rôzne personálne procesy, keď napr. viete, či sa urobili všetky úkony potrebné pri nástupe zamestnanca a kto ich kedy urobil. 

Akú úlohu v digitalizácií hrá personálny systém a jeho správny výber? 

Výrobcovia personálnych systémov prispôsobujú svoje produkty novým požiadavkám firiem a personálnych oddelení. Preto napríklad my vo Veme máme v systéme zahrnuté rôzne aplikácie, ktoré umožňujú efektívny workflow, ako napríklad schvaľovanie dovoleniek alebo hodnotenie zamestnancov. Po hodnotení zamestnancov môže byť mzda automaticky prepočítaná s ohľadom na rozhodnutie o bonuse. V prípade výrobných firiem sa tento bonus môže odvíjať od výkonu, ako je počet vyrobených kusov, čo systém dokáže automaticky zohľadniť. Naše systémy neustále vylepšujeme a hľadáme spôsoby, ako ešte viac pomôcť personalistom, uľahčiť im prácu a zlepšiť celkovú efektivitu procesov. 

Často sa stretávame s tým, že firmy pri výbere nového personálneho systému vychádzajú z toho, čo dokáže ich súčasný. Avšak, mali by sa skôr zamerať na to, čo potrebujú zmeniť, čo im na starom systéme nevyhovuje a aké funkcionality potrebujú pridať. Dôležité je mať systém, ktorý je škálovateľný a dokáže rásť spolu s firmou. Napríklad, ak firma plánuje rásť z 30 na 500 zamestnancov, potrebuje robustnejší systém s viacerými funkcionalitami. Najlepšie je mať systém, ktorý rieši procesy HR komplexne, aby sa predišlo komplikáciám s prepájaním viacerých systémov. 

Personálny systém Vema má svoje stabilné zastúpenie na Slovensku aj v Česku, takže oba trhy dobre poznáte. Môžete zhodnotiť rozdiel medzi stavom digitalizácie na Slovensku v porovnaní s Českou republikou? 

V oblasti digitalizácie personálnych procesov v súkromnom sektore sú Slovensko a Česko na podobnej úrovni, najmä vo väčších firmách. Avšak výrazné rozdiely vidím v digitalizácii štátnej správy, kde je Česko značne napred. V Česku už fungujú rôzne centrálne registre a prepojenia medzi štátnymi inštitúciami, ktoré umožňujú jednoduchšiu a rýchlejšiu komunikáciu medzi firmami a štátom, napríklad s daňovým úradom alebo sociálnou poisťovňou. Na Slovensku tento systém ešte nie je plne rozvinutý, čo spôsobuje komplikácie pri podávaní rôznych dokumentov a nahlasovaní údajov štátu. Napríklad v Česku môžu firmy odosielať údaje priamo zo svojich systémov, zatiaľ čo na Slovensku musia firmy najprv vytvoriť súbor a manuálne ho nahrávať na webový portál príslušnej štátnej inštitúcie, čo zbytočne komplikuje celý proces.  

Elektronická PN mala znamenať veľký posun v digitalizácií pre všetkých zamestnávateľov a komunikácií so štátom. Ako hodnotíte úspech či neúspech tohto projektu?  

Projekt elektronickej PN bol v Česku zavedený úspešne a funguje bez väčších problémov už niekoľko rokov. Na Slovensku sa tento systém spustil len nedávno, no jeho zavedenie je sprevádzané rôznymi problémami. Hoci lekári už vystavujú PN-ky elektronicky, firmy sa stále musia prihlásiť na portál Sociálnej poisťovne, kde tieto PN-ky musia manuálne prepisovať do a zo svojich systémov. Rozhranie pre priame prepojenie so systémami firiem sa len začína rozbiehať a ladí sa jeho funkcionalita. Aj to je ukážka toho, že digitalizácia štátnej správy ide na Slovensku podstatne pomalšie než u susedov. 

V oblasti implementácie digitálnych riešení, existujú na Slovensku aj nejaké legislatívne prekážky pre zamestnávateľov?  

Priame legislatívne prekážky, ktoré by výrazne bránili v digitalizácii, na Slovensku nie sú. Avšak problémom je nedostatočné prepojenie na centrálne registre, ktoré by umožnili efektívnejšiu správu údajov a lepšiu komunikáciu so štátom. Napríklad v Česku už funguje elektronická kontrola daňových vyhlásení a rôznych iných potvrdení, ktoré sa dajú jednoducho spracovať a kontrolovať medzi systémami. Jedná sa skôr o chýbajúce technické riešenia zo strany štátu, my ako výrobca personálneho systému dokážeme funkčné rozhrania jednoducho vytvoriť, avšak nemáme ho s čím spárovať.  

Spolupracujeme s ďalšími IT firmami a aktívne komunikujeme so štátnymi inštitúciami, aby sme ich motivovali a podporili k vývoju elektronických rozhraní. Zamestnávatelia tieto riešenia skutočne potrebujú, pretože by im výrazne uľahčili administratívnu záťaž, ktorej momentálne čelia.  

V tejto súvislosti možno spomenúť, že Vema sa zapojila aj do aktivít platformy Slovensko.Digital, ktorá sa práve o digitalizáciu štátnej správy usiluje. Ako táto spolupráca prebieha? 

Slovensko.Digital sa zameriava na rôzne témy a v každej oblasti združuje relevantných aktérov. Seyfor je členom Slovensko.Digital a zúčastňuje sa viacerých pracovných skupín. Riešili sme napríklad zavádzanie elektronických bločkov alebo teraz sa chystajú elektronické faktúry vystavované medzi podnikateľmi. V oblasti ľudských zdrojov sa na hľadaní riešení podieľajú ľudia zo Seyforu, ktorí pracujú na tvorbe personálneho systému Vema. Chceme dopredu posúvať problémy súvisiace s komunikáciou medzi firmami a štátnymi inštitúciami, ako je napríklad elektronická výmena údajov s úradmi či poisťovňami. Našim cieľom je uľahčiť zamestnávateľom - našim zákazníkom prácu.  

Určite komunikujete a stretávate sa so zástupcami mnohých firiem. Aké sú aktuálne trendy u zamestnávateľov?  

Vnímam veľkú snahu firiem pri zvýšení efektivity spracovania miezd, ktoré sa snažia čo najviac automatizovať. Podniky to berú ako takú základnú povinnosť, ktorej sa nevyhnú a aj preto to chcú optimalizovať tak, aby jeden človek dokázal spracovať čo najviac miezd. Optimalizácia začína na úrovni vstupov dát. Dobrý dochádzkový systém netreba ručne spravovať a umožní nahrať údaje z neho do mzdového systému. To je dnes už absolútny základ.   

Ďalším trendom je, že firmy sú dnes hodnotené, v rôznych rebríčkoch, ale aj samotnými zamestnancami, práve z pohľadu využívania moderných technológií a systémov. Zamestnanci nechcú pracovať vo firmách, kde musia ručne vypisovať papiere, ale chcú systém, kde si môžu zadať zmenu čísla účtu a na ďalší mesiac im príde výplata na tento automaticky tam. Moderný personálny systém je svojím spôsobom benefit, ktorý uľahčuje prácu vzájomnú komunikáciu obom stranám.  

Už ste to trochu načrtli, ale môžete viac opísať situáciu na slovenskom trhu práce, čo sa tam aktuálne deje?  

Nezamestnanosť klesla pod 5% a je čoraz ťažšie nájsť kvalifikovaných zamestnancov. Táto situácia ovplyvňuje nielen slovenský biznis, ale aj firmy v okolitých krajinách. Firmy sú nútené reagovať na tieto výzvy tým, že sa viac sústredia na udržanie svojich súčasných zamestnancov poskytovaním čo najlepších pracovných podmienok, vrátane vzdelávacích príležitostí a možností kariérneho rastu. Najmä mladí zamestnanci považujú vzdelávanie za nevyhnutnosť, pričom tento proces sa čoraz viac presúva do online priestoru. 

V tomto kontexte zohrávajú kľúčovú rolu personálne systémy, ktoré umožňujú manažérom neustály prístup k údajom o zamestnancoch. Tieto systémy im uľahčujú prácu, pretože môžu rýchlo vyhodnotiť výkon zamestnancov, sledovať investície do ich vzdelávania a na základe týchto informácií rozhodovať o ďalšom rozvoji a udržaní talentov.  

Aké sú hlavné prekážky, ktoré firmám bránia v digitálnej transformácii? Sú nejaké obavy vedenia alebo zamestnancov? 

V našej personálnej oblasti sa často stretávame s nízkou motiváciou adaptovať sa na nové technológie a systémy. Na personálnych oddeleniach pracuje mnoho zamestnancov, ktorí už majú zaužívané postupy a môžu mať obavy z potreby osvojovať si nové systémy. Na obchodných stretnutiach sa preto snažíme zdôrazňovať výhody digitalizácie, ako napríklad uľahčenie práce a zníženie časovej náročnosti pri manuálnom prepisovaní údajov. Nové technológie nenahrádzajú zamestnancov, ale dopĺňajú ich prácu, umožňujú im venovať sa viac strategickým úlohám a zlepšujú celkovú efektivitu. 

Vedenie firiem môže mať niekedy obavy z investícií do moderných technológií, najmä ak nemajú dostatok kvalifikovaných pracovníkov na ich správu. Na druhej strane, mladší zamestnanci často očakávajú, že firma bude používať moderné personálne systémy, a to môže ovplyvniť ich rozhodnutie prijať ponuku práce. 

Ďalšou výzvou sú finančné obmedzenia, najmä v menších štátnych organizáciách, kde často chýbajú prostriedky na modernizáciu systémov alebo na školenie zamestnancov. Personálny systém však z dlhodobého hľadiska prináša úspory a zvyšuje efektivitu. 

Dnes je veľkou témou aj umelá inteligencia. Vidíte priestor na jej uplatnenie aj v oblasti personalistiky či spracovania miezd? Vnímate v tejto súvislosti aj nejaké riziká? 

Umelá inteligencia (AI) má potenciál priniesť významné zmeny aj do oblasti personalistiky a spracovania miezd. V súčasnosti sa AI využíva najmä pri náborových procesoch, kde môže pomôcť s vyhodnotením životopisov kandidátov alebo na základe ich správania, mimiky, tónu hlasu a ďalších aspektov počas pohovorov. Tieto dáta môžu byť následne spracované a interpretované, čím sa zefektívni výberový proces. To, že  mnohí manažéri zatiaľ stále preferujú osobné stretnutia súvisí aj s pozíciou na ktorú robia nábor, a keďže ako sa hovorí “ryba smrdí od hlavy” tak mnohí si najmä najbližších podriadených vyberajú osobne a nenechajú to na AI. 

V oblasti spracovania miezd by AI mohla pomôcť s interpretáciou komplikovanej legislatívy, ktorá sa neustále mení a stáva sa čoraz komplexnejšou. Avšak aj tu existujú výzvy, keďže legislatíva je často nejednoznačná a jej správna aplikácia môže byť pre AI náročná. Okrem toho, používanie AI v tomto sektore prináša aj riziká, najmä v súvislosti s ochranou osobných údajov a otázkami bezpečnosti. AI systémy spracovávajú obrovské množstvo citlivých dát, a preto je nevyhnutné zabezpečiť, aby boli tieto informácie chránené pred neoprávneným prístupom a zneužitím. 

Ďakujeme Petrovi Vilemovi za rozhovor a zdieľanie cenných postrehov.