Konzultanti Vemy sú prvou kontaktnou osobou, keď zákazníci potrebujú pomoc či radu. Denne riešia desiatky požiadaviek – od jednoduchých nastavení až po zložité úpravy dát. Na ich prácu sú kladené vysoké nároky, ktoré vďaka prepracovanému onboardingu a podpore tímu dokážu rýchlo splniť. O tom, ako vyzerá konzultantská práca v praxi, hovorí v rozhovore Květa Kubelková, ktorá je konzultantkou mzdového systému od tohto roku.
Květo, čo je náplňou práce konzultantov HR systému Vema?
Úlohou Centra služieb je pomáhať zákazníkom systému Vema v každodennej práci. Riešime ich požiadavky – od jednoduchých otázok, napríklad ako správne nastaviť určitú funkcionalitu, až po zložitejšie záležitosti, ako sú opravy chýb v dátach alebo implementácia nových modulov.
Niektorí kolegovia sa potom podieľajú aj na samotnej implementácii systému Vema u nových zákazníkov. Zbierajú požiadavky na nastavenie, podieľajú sa na konfigurácii, školia používateľov a odpovedajú na ich otázky. Pre nových zákazníkov sú tak sprievodcami celým procesom zavádzania systému.
Konzultant teda musí vedieť nielen pracovať so samotným systémom, ale aj dobre komunikovať a zákazníkovi všetko zrozumiteľne vysvetliť. So zákazníkmi komunikujeme buď telefonicky, alebo e-mailom. Využívame tzv. systém pohotovostí, takže sa zákazníci nemusia báť, že by sa ich požiadavke počas dňa nemal kto venovať.
Aký veľký tím sa stará o zákazníkov Vemy?
Na Slovensku sa o zákazníkov stará tím 15 konzultantov. Každý má svoje zameranie – niekto sa špecializuje na mzdovú agendu, iný na dochádzku či ďalšie aplikácie. Spolu pokrývame celé spektrum služieb, ktoré Vema ponúka. Pobočky a konzultantov máme ako v Česku, tak aj na Slovensku – v Bratislave a Banskej Bystrici. Zákazníci majú vždy k dispozícii odborníka, ktorý sa im môže venovať.
S akými typickými požiadavkami sa na vás zákazníci obracajú?
Spektrum je naozaj široké. Môže ísť o rýchlu otázku, napríklad k párovaniu certifikátov alebo k elektronickému podaniu, ale aj o časovo náročnejšie riešenie – napríklad opravy historických chýb vo výkazoch. Konzultanti spolupracujú aj pri implementácii alebo nastavovaní novo zakúpených modulov. Často sa stáva, že v jednom dni riešim niekoľko jednoduchších požiadaviek a do toho jednu zložitejšiu, ktorá si vyžaduje viac času a konzultácií. Vďaka tomu je práca veľmi pestrá a nikdy nie je stereotypná.
Ste prvým kontaktným bodom pre zákazníka, ste mu oporou. Ako k vzájomnému vzťahu a spolupráci pristupuješ?
Za kľúčové považujem vzájomný rešpekt a otvorenú komunikáciu. Každý zákazník má trochu iný štýl práce, a preto je dôležité načúvať, byť trpezlivý a vysvetľovať veci zrozumiteľne. Ak si nie som istá, radšej zákazníkovi sľúbim, že si informácie overím a ozvem sa späť. Je lepšie prísť s overeným riešením než poskytnúť nepresnú informáciu. Som rada, že zákazníci, s ktorými som doteraz komunikovala, tento prístup oceňujú a spolupráca potom funguje bez problémov.
S kým spolupracuješ pri riešení zákazníckych požiadaviek?
Najčastejšie spolupracujem so svojimi kolegami konzultantmi – navzájom si pomáhame, zdieľame skúsenosti a spoločne hľadáme najlepšie riešenie. Okrem toho často konzultujeme aj s analytikmi alebo systémovými špecialistami, ak je potrebné ísť viac do technických detailov. Zákazník môže mať istotu, že jeho požiadavku rieši skutočne ten najpovolanejší odborník.
Vybavíš si situáciu, keď si si povedala, že tvoje riešenie zákazníkovi naozaj uľahčilo prácu?
Nedávno sme s jednou pani účtovníčkou riešili zložitý prípad týkajúci sa prihlášok a výkazov. Bolo to časovo náročné, ale nakoniec sme našli spôsob, ako problém vyriešiť. Pani mi potom sama povedala, že jej to výrazne ušetrí prácu aj do budúcna. Takáto spätná väzba je pre mňa vždy veľkou motiváciou – vidím, že naša práca má priamy dopad a zákazníkom skutočne pomáha.
Medzi čitateľmi sú možno zákazníci, ktorí ešte služby konzultantov nevyužili, čo by si im odkázala?
Rozhodne sa nemusia báť. Konzultanti sú tu na to, aby zákazníkom pomohli – či už s drobnými otázkami, alebo so zložitejšími problémami. Samozrejme odporúčam využívať dostupnú dokumentáciu alebo Vema akadémiu. Tá je natoľko kvalitná, že ju pri zaučovaní využívame aj my zamestnanci a zákazník v nej nájde množstvo odpovedí.
Ak si však nie sú istí, je vždy lepšie sa opýtať – aj ja sama sa radšej viackrát dopytujem, než aby som riskovala chybu. Opravy spätne bývajú zložitejšie a často zaberú viac času než správne riešenie hneď na začiatku. Preto je konzultant ideálnym partnerom, ktorý zákazníkovi ušetrí starosti aj čas.
Ďakujeme Květe Kubelkovej za rozhovor. Ak aktuálne hľadáte novú výzvu a pozícia konzultanta HR systému vás zaujala, pozrite sa na aktuálne otvorené pozície.
