Elektronická PN zjednodušuje komunikáciu medzi zamestnávateľmi, lekármi a Sociálnou poisťovňou. Vďaka modulu od Vema získate všetky potrebné údaje o práceneschopnosti zamestnancov priamo do systému, bez potreby manuálneho zadávania či sledovania zmien. Automatizácia procesov vám tak ušetrí čas aj nervy.
Čo je elektronická PN a ako funguje ePN
Základné informácie o ePN
Elektronická PN (ePN) predstavuje moderný spôsob spracovania dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca. Implementovaná bola Sociálnou poisťovňou v roku 2022 a jej cieľom je úplné nahradenie papierovej PN elektronickým riešením.
Ide o formu elektronickej komunikácie medzi lekárom, Národným centrom zdravotníckych informácií, Sociálnou poisťovňou, zamestnancom a zamestnávateľom.
Od 1. júna 2023 sú všeobecní lekári, gynekológovia a nemocnice povinní vystavovať dočasnú pracovnú neschopnosť elektronicky cez systém eZdravie. Tento systém následne zašle šifrované údaje do Sociálnej poisťovne, ktorá ich sprístupní zamestnávateľovi prostredníctvom svojho portálu.
Od 1. januára 2024 sa táto povinnosť rozšírila aj na lekárov špecialistov vrátane zubných lekárov.
Ako ePN funguje v praxi
Zamestnávateľ má v rámci elektronickej komunikácie k dispozícii záložku ePN v eSlužbách Sociálnej poisťovne. V nej nájde údaje o:
- vzniku,
- priebehu,
- ukončení,
- a zmenách v pracovnej neschopnosti každého zamestnanca.
Rovnako tak dostáva informácie o:
- dôvodoch vzniku PN,
- mieste pobytu zamestnanca počas jej trvania
- a o prípadných porušeniach liečebného režimu.
Zamestnávateľ je zároveň povinný prostredníctvom systému zasielať dva typy elektronických potvrdení:
- Potvrdenie pri vzniku ePN, ktoré obsahuje posledný deň výkonu práce a spôsob vyplácania mzdy,
- Potvrdenie o náhrade príjmu v prípade pracovného úrazu alebo choroby z povolania.
Aké informácie poskytuje elektronická komunikácia zamestnávateľovi?
Dáta od Sociálnej poisťovne
Elektronická PN poskytuje zamestnávateľom prostredníctvom portálu eSlužieb prehľadné a aktuálne údaje o stave práceneschopnosti zamestnancov. Tieto informácie sú k dispozícii ihneď po ich spracovaní Sociálnou poisťovňou, čím sa výrazne skracuje čas potrebný na administráciu.
Zamestnávateľ má k dispozícii tieto údaje:
- identifikátor ePN,
- dátumy vzniku, trvania, ukončenia a prípadného storna PN,
- dôvod vzniku pracovnej neschopnosti,
- miesto pobytu zamestnanca počas jej trvania,
- informácie o porušení liečebného režimu.
Tieto dáta sú dôležité pre dochádzkový systém aj spracovanie miezd a ich aktuálnosť minimalizuje riziko chýb pri výpočtoch.
Povinnosti zamestnávateľa
S príchodom ePN sa zmenila aj úloha zamestnávateľa pri nahlasovaní údajov do Sociálnej poisťovne. Namiesto ručného vypisovania tlačív zasiela zamestnávateľ elektronicky dve kľúčové oznámenia:
- Potvrdenie pri vzniku ePN – obsahuje posledný deň výkonu práce a informáciu o spôsobe vyplácania mzdy (bankový účet alebo hotovosť),
- Potvrdenie o náhrade príjmu – vyžaduje sa pri pracovnom úraze alebo chorobe z povolania a obsahuje údaje o nároku zamestnanca na náhradu príjmu.
Tieto oznámenia sa vypĺňajú elektronicky na základe údajov dostupných v systémoch zamestnávateľa, čo výrazne skracuje čas ich prípravy.
Papierová PN verzus elektronická PN
Hlavné rozdiely
Prechod z papierovej formy práceneschopnosti na elektronickú PN znamená zásadnú zmenu v spracovaní údajov. Pri papierovej PN musel zamestnanec osobne doručiť potvrdenie o práceneschopnosti zamestnávateľovi, ktorý ho následne ručne zadával do dochádzkového alebo mzdového systému. Tento proces bol časovo náročný, neefektívny a náchylný na chyby.
Elektronická PN eliminuje potrebu fyzických dokumentov aj manuálneho prepisovania údajov. Informácie o ePN prichádzajú priamo od Sociálnej poisťovne do elektronických systémov zamestnávateľa, kde sa ďalej automaticky spracúvajú.
Výhody automatizácie
Automatizácia evidencie práceneschopnosti zamestnancov prináša niekoľko kľúčových výhod:
- Okamžitá dostupnosť údajov – zamestnávateľ má aktuálne informácie bez potreby kontaktu so zamestnancom.
- Úspora času – znižuje sa administratívna záťaž mzdových a personálnych oddelení.
- Zníženie chybovosti – eliminuje sa riziko pri ručnom zadávaní údajov do systému.
- Prehľadnosť a bezpečnosť – všetky údaje sú uložené elektronicky a sú ľahko dostupné v prípade potreby kontroly.
Z pohľadu moderného riadenia ľudských zdrojov je elektronická komunikácia v oblasti PN logickým a efektívnym krokom vpred.
Modul ePN v systéme Vema: Čo všetko dokáže?
Automatizované spracovanie údajov
Modul Práceneschopnosť zamestnancov (PNZSK) od Vema zabezpečuje priame prepojenie so systémom Sociálnej poisťovne. Vďaka tomu je možné automaticky sťahovať údaje o elektronickej PN zamestnancov priamo do mzdového systému – bez potreby prihlasovania sa na portál Sociálnej poisťovne.
Údaje sa stiahnu a synchronizujú podľa vopred nastaveného intervalu. Importujú sa do formulára Nemocenské dávky – zadanie (F64) a zároveň do evidencie dochádzky. Tým sa zabezpečí, že všetky zmeny (napr. predĺženie alebo ukončenie PN) sú spracované v reálnom čase a nie je potrebný žiadny manuálny zásah.
Integrácia s ďalšími aplikáciami Vema
Modul ePN je plne prepojený s aplikáciami Mzdy a Dochádzka v rámci systému Vema. Znamená to, že ak už organizácia používa tieto moduly, ePN ich rozšíri o ďalšiu automatizovanú funkcionalitu. Všetky informácie o PN sú automaticky dostupné aj v iných častiach systému, čo eliminuje duplicitu v zadávaní údajov a výrazne zjednodušuje interné procesy.
Aplikácia umožňuje aj zasielanie povinných potvrdení do Sociálnej poisťovne priamo z prostredia Vema. Údaje sa predvyplnia z interných systémov a používateľ má možnosť ich pred odoslaním skontrolovať a upraviť.
Kedy sa vám modul ePN naozaj oplatí?
Kto z riešenia profituje
Modul ePN je ideálnym riešením pre organizácie všetkých veľkostí, ktoré chcú efektívne zvládať agendu práceneschopnosti. Najviac ho ocenia tí, ktorí spracúvajú mzdové podklady pre desiatky až stovky zamestnancov, a to najmä v prostredí, kde je vysoká miera administratívneho zaťaženia.
Mzdové účtovníčky a personalisti, ktorí denne pracujú s údajmi o dochádzke, mzdách či zmenách v pracovných pomeroch, výrazne ušetria čas aj energiu. Modul ich odbremení od nutnosti neustále sledovať zmeny v portáli Sociálnej poisťovne a ručne ich zadávať do systému.
Typické potreby mzdových oddelení
Ak sa vaše mzdové oddelenie stretáva s niektorým z nasledujúcich problémov, modul ePN je pre vás vhodným riešením:
- Potrebujete denne kontrolovať eSlužby SP a zaznamenávať zmeny ručne.
- Pracujete s viacerými zamestnancami naraz a potrebujete spracovať veľké objemy údajov bez chýb.
- Zaznamenávate PN do dochádzkového systému manuálne a opakovane.
- Ručne vypĺňate oznámenia do SP a posielate ich cez e-schránku.
Vo všetkých týchto prípadoch automatizovaný modul od Vemy poskytne rýchle, presné a bezchybné riešenie, ktoré zefektívni každodennú prevádzku.
