Využívanie služobného vozidla na súkromné i pracovné účely prináša zamestnancom komfort, avšak pre zamestnávateľov znamená administratívne povinnosti. Ako sa správne postarať o evidenciu a daňové povinnosti v súlade s legislatívou? A ako vám s tým pomôže personálny a mzdový systém Vema? V tomto článku vám vysvetlíme všetko podstatné – od výpočtu nepeňažného príjmu až po automatizáciu procesov.
Čo sa považuje za firemné vozidlo?
Firemné vozidlo je motorové vozidlo evidované na firmu, ktoré je určené primárne na pracovné účely, no môže byť poskytnuté aj na súkromné jazdy.
Spoločnosť môže využívať:
- Kúpené vozidlá – majetok firmy, ktorý podlieha odpisovaniu.
- Operatívny leasing – auto nie je vo vlastníctve firmy, ale je prenajaté na určitú dobu.
- Finančný leasing – po splatení leasingu sa vozidlo stáva majetkom spoločnosti.
Kto môže využívať služobné auto a kedy?
Možnosť využívať služobné vozidlo sa riadi internými pravidlami firmy a pracovnou zmluvou. V prípade, že zamestnávateľ umožní využívať firemné auto aj na súkromné účely, musí sa správne evidovať a zdaniť ako nepeňažný príjem zamestnanca.
Firemné vozidlá bežne využívajú:
- Zamestnanci – v rámci pracovných povinností, prípadne na súkromné účely so súhlasom zamestnávateľa.
- Konatelia – môžu auto využívať na pracovné aj osobné účely, pričom nepeňažný príjem sa na nich vzťahuje rovnako ako na zamestnancov.
- Externí pracovníci a dodávatelia – iba ak je to uvedené v zmluve a firma umožňuje takúto formu použitia.
Využívanie služobného auta je obmedzené predovšetkým internými pravidlami, ale podmienené môže byť napríklad absolvovaním školenia šoférov.
Pravidlá používania služobného vozidla na súkromné účely
Využívanie služobného vozidla na súkromné účely podlieha prísnym daňovým a odvodovým pravidlám. Zamestnanci, ktorí majú firemné auto k dispozícii aj na osobné jazdy, musia počítať s tým, že sa im z tejto výhody vypočíta nepeňažný príjem, ktorý podlieha dani z príjmov a odvodom na zdravotné a sociálne poistenie.
Podľa § 5 ods. 3 písm. a) zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov sa za príjem zamestnanca považuje 1 % zo vstupnej ceny vozidla za každý aj začatý mesiac jeho využívania. Táto suma sa pripočítava k hrubej mzde a podlieha zdaneniu aj odvodom. Ak je vozidlo staršie ako jeden rok, vstupná cena sa každý rok znižuje o 12,5 %.
Výpočet nepeňažného príjmu pri využívaní služobného vozidla na súkromné účely
Zamestnanec, ktorý má k dispozícii služobné vozidlo aj na súkromné účely, dosahuje nepeňažný príjem, ktorý sa vypočíta nasledovne:
- V prvom roku používania vozidla: Nepeňažný príjem predstavuje 1 % zo vstupnej ceny vozidla za každý aj začatý kalendárny mesiac.
- V nasledujúcich siedmich rokoch: Vstupná cena vozidla sa každoročne znižuje o 12,5 %. Nepeňažný príjem sa stále vypočíta ako 1 % zo zníženej vstupnej ceny za každý aj začatý mesiac.
Tieto pravidlá sú v súlade s aktuálnou legislatívou platnou. Pre podrobnejšie informácie odporúčame konzultovať príslušné ustanovenia zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov a súvisiace metodické pokyny Finančnej správy SR.
Zmeny pri využívaní firemných elektromobilov a plug-in hybridov od roku 2025
V rámci konsolidačného balíčka bola od 1. januára 2025 schválená novela zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov, ktorá zavádza zníženú sadzbu zdanenia príjmu za využívanie firemného vozidla na súkromné účely.
Čo to znamená pre zamestnancov?
- Ak zamestnanec využíva klasické vozidlo so spaľovacím motorom, nič sa preňho nemení.
- Pri nízkoemisných (PHEV) a bezemisných (BEV) vozidlách sa však uplatní znížená sadzba 0,5 % zo vstupnej ceny vozidla za každý začatý kalendárny mesiac.
Cieľom novej legislatívy je predovšetkým motivovať firmy a zamestnancov k používaniu ekologickejších vozidiel a znížiť uhlíkovú stopu.
Špecifické prípady používania služobného vozidla na súkromné účely
V niektorých situáciách môže nastať komplikovanejšie využívanie služobného vozidla. Platná legislatíva presne určuje, ako sa vypočítava nepeňažný príjem v prípade, keď zamestnanec používa viacero vozidiel alebo keď jedno vozidlo zdieľa viac zamestnancov.
Ako sa počíta nepeňažný príjem pri používaní viacerých služobných vozidiel v jednom mesiaci?
Ak zamestnanec postupne používa viac služobných vozidiel počas jedného kalendárneho mesiaca, nepeňažný príjem sa vypočíta len z najdrahšieho vozidla. To znamená, že:
- Ak mal zamestnanec počas mesiaca k dispozícii napríklad tri rôzne firemné vozidlá, príjem sa mu počíta len zo služobného auta s najvyššou vstupnou cenou.
- Pri výpočte sa uplatňuje 1 % zo vstupnej ceny (resp. znížená vstupná cena pri starších vozidlách).
Naopak, ak zamestnanec súčasne využíva dve alebo viac firemných áut, nepeňažný príjem sa počíta pre každé vozidlo zvlášť. Znamená to, že:
- Ak mal zamestnanec celý mesiac k dispozícii dve firemné autá, jeho nepeňažný príjem bude súčet 1 % zo vstupnej ceny každého vozidla.
- Táto suma sa pripočíta k hrubej mzde a podlieha zdaneniu a odvodom.
Pre väčšiu prehľadnosť v účtovníctve odporúčame využívať mzdový systém. Napríklad HR systém Vema automaticky identifikuje najdrahšie vozidlo pri postupnom používaní a správne aplikuje výpočet nepeňažného príjmu a zahrnie ho do mzdového výpočtu.
Kto platí pri používaní jedného služobného vozidla viacerými zamestnancami?
Niekedy sa stáva, že jedno firemné vozidlo využíva viacero zamestnancov v rámci jedného mesiaca. V takom prípade je nepeňažný príjem rozdelený medzi všetkých zamestnancov, ktorí auto používali.
Platí, že:
- Každý zamestnanec, ktorý mal auto k dispozícii, musí mať započítaný nepeňažný príjem vo výške 1 % zo vstupnej ceny vozidla.
- Ak sa auto delilo medzi dvoch zamestnancov, každý bude mať pripočítanú plnú sumu nepeňažného príjmu – neznižuje sa podľa počtu osôb, ktoré vozidlo využívali.
TIP: Viete, ako správne evidovať zahraničné pracovné cesty a cestovné príkazy?
Je potrebná dohoda o využívaní služobného vozidla na súkromné účely?
Áno, ak zamestnanec využíva firemné auto aj na súkromné jazdy, je odporúčané mať písomnú dohodu medzi zamestnávateľom a zamestnancom.
Dohoda o používaní služobného vozidla by mala obsahovať:
- Podmienky používania vozidla – kto môže vozidlo riadiť, maximálny počet súkromných kilometrov, pravidlá tankovania.
- Zodpovednosť za škody – kto hradí opravy, poistenie a aké sú podmienky pri dopravných nehodách.
- Zdaňovanie nepeňažného príjmu – potvrdenie, že zamestnanec si je vedomý, že z využívania auta na súkromné účely mu vzniká zdaniteľný nepeňažný príjem.
Hoci zákon priamo neprikazuje písomnú dohodu a podmienky môžu byť ošetrené len interným predpisom, existencia zmluvy môže predísť nejasnostiam a prípadným sporom medzi zamestnávateľom a zamestnancom.
Ako HR systém uľahčuje evidenciu služobných vozidiel
Personálny a mzdový systém Vema umožňuje presnú a automatizovanú evidenciu všetkých služobných vozidiel používaných súkromné či pracovné účely. Využívanie funkcionality priamo v mzdovom či personálnom systéme:
- minimalizuje administratívnu záťaž,
- znižuje chybovosť pri výpočtoch
- a zabezpečuje správne vykazovanie nepeňažného príjmu v súlade s platnou legislatívou.
Automatizovaný výpočet nepeňažného príjmu
Riešenie od Vemy plne podporuje automatický výpočet nepeňažného príjmu zamestnanca na základe Zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov. Systém:
- Automaticky vypočíta výšku nepeňažného príjmu na základe vstupnej ceny vozidla a počtu mesiacov, počas ktorých bolo zamestnancovi poskytnuté.
- Zohľadňuje postupné zníženie vstupnej ceny vozidla o 12,5 % za každý rok používania (do 8 rokov).
- Správne aplikuje zníženú sadzbu 0,5 % pre nízkoemisné a bezemisné vozidlá.
Správne zadanie údajov v systéme zabezpečí automatický výpočet odvodov a zohľadnenie nepeňažného príjmu pri spracovaní miezd.
TIP: Systém Vema ponúka aj modul na evidenciu Pracovných ciest s prehľadnou knihou jázd a podkladmi pre vyúčtovanie.
Evidencia používania firemných vozidiel
V systéme Vema sa spravuje databáza vozidiel, v ktorej je možné sledovať ich využívanie. Každé vozidlo má priradené nasledovné údaje:
- Registračná značka (SPZ)
- Továrenská značka a model
- Dátum zaradenia vozidla do užívania
- Vstupná cena vozidla
- Kategória vozidla (bežné, nízkoemisné, bezemisné)
Vema umožňuje jednoduché priradenie vozidla zamestnancovi a evidenciu jeho používania na služobné aj súkromné účely.
Chcete si uľahčiť evidenciu firemných vozidiel?
Používanie služobného auta na súkromné účely si vyžaduje správnu evidenciu a dodržiavanie legislatívnych predpisov. Funkcionalita v personálnom systéme Vema zabezpečí, že všetky výpočty budú presné a bezchybné.
Kontaktujte nás a rezervujte si konzultáciu, počas ktorej vám aj túto funkciu predstavíme v praxi!
