Pracovné cesty do zahraničia sú v mnohých firmách súčasťou bežného pracovného života, no ich správna evidencia a dodržiavanie legislatívnych predpisov sú kľúčové pre každého zamestnávateľa aj zamestnanca. V tomto článku sa pozrieme na náležitosti zahraničných pracovných ciest, ako správne vystaviť cestovný príkaz a na čo nezabudnúť pri vyúčtovaní.
Čo je zahraničná pracovná cesta?
Zahraničná pracovná cesta je definovaná (§ 2 ods. 2 Zákona o cestovných náhradách) ako čas od nástupu zamestnanca na cestu za účelom výkonu práce do zahraničia až po jeho návrat. Zo zákona vyplýva, že takáto pracovná cesta sa môže sa začať aj skončiť v zahraničí a nie je viazaná na odchod alebo príchod z a na územie SR.
Aktuálna legislatíva týkajúca sa zahraničných pracovných ciest
Na Slovensku sa pracovné cesty, vrátane zahraničných, riadia zákonom č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov. Tento zákon definuje práva a povinnosti zamestnávateľov a zamestnancov pri pracovných cestách a upravuje nároky na cestovné náhrady. V rámci cestovných náhrad ide o úhradu výdavkov na dopravu, ubytovanie, stravné (diéty) a prípadne vreckové.
Pre zahraničné pracovné cesty platí aj Opatrenie Ministerstva financií SR č. 401/2012 Z. z., ktoré stanovuje základné sadzby stravného v eurách alebo v cudzej mene pri zahraničných pracovných cestách. Tieto sadzby sú aktualizované podľa aktuálneho vývoja menových kurzov a cien v jednotlivých krajinách.
Cestovný príkaz na zahraničnú pracovnú cestu
Pred nástupom na zahraničnú pracovnú cestu je potrebné vystaviť cestovný príkaz, ktorý obsahuje všetky podstatné údaje o pracovnej ceste:
- miesto,
- čas trvania,
- spôsob dopravy
- a predpokladané náklady.
Vyúčtovanie pracovnej cesty je zamestnanec povinný predložiť do 10 pracovných dní po návrate.
Cestovný príkaz je dokument, ktorý slúži nielen na evidenciu pracovnej cesty, ale aj ako podklad pre výpočet cestovných náhrad. Správne vyplnenie cestovného príkazu je kľúčové pre bezproblémové vyúčtovanie.
Takto vyzerá vzor tlačiva cestovného príkazu:
Väčšina firiem však dnes už pracuje v personálnym a mzdovým systémom, ktorý túto agendu digitalizoval. HR systém Vema ponúka modul Pracovné cesty, ktorý celý proces od žiadosti po schvaľovanie až vyúčtovanie zjednodušil. Zamestnanci si môžu žiadosť o cestovný príkaz podať dokonca priamo z mobilu.
Stravné pri zahraničnej pracovnej ceste
Zamestnanec má pri pracovnej ceste, tuzemnskej či v zahraničí, nárok na diéty, rovnako ako keď je v práci. Túto povinnosť zamestnávateľom zákon.
Výška stravného sa líši v závislosti od krajiny, do ktorej zamestnanec cestuje. Ministerstvo financií SR každoročne aktualizuje sadzby stravného pre jednotlivé krajiny na základe ekonomickej situácie a nákladov na život. Stravné sa poskytuje v závislosti od dĺžky trvania pracovnej cesty:
- do 6 hodín: nárok na 25 % zo sadzby stravného pre príslušnú krajinu,
- od 6 do 12 hodín: nárok na 50 % stravného,
- nad 12 hodín: nárok na 100 % stravného.
Ak má zamestnanec počas cesty zabezpečené jedlo stravné sa príslušne kráti:
- raňajky – stravné sa kráti o 25 %,
- obed – stravné sa kráti o 40 %,
- večeru – stravné sa kráti o 35 %,
zo sumy stravného ustanovenej pre časové pásmo nad 12 hodín.
Pozor: Zamestnanec, ktorému bolo vyplatené za zahraničnú pracovnú cestu stravné už nemá nárok na stravný lístok či inú formu diét za ten istý pracovný deň.
Zahraničná pracovná cesta vo viacerých krajinách
Ak zamestnanec počas jedného dňa pracuje vo viacerých krajinách, stravné sa priznáva podľa krajiny, v ktorej sa zdržiaval najviac hodín. Ak by sa čas pobytu v jednotlivých krajinách rovnal, zamestnancovi sa priznáva stravné podľa krajiny, ktorá je pre neho výhodnejšia.
Úhrada nákladov na ubytovanie
Zamestnanec má vždy nárok na preplatenie skutočne preukázaných výdavkov za ubytovanie počas zahraničnej pracovnej cesty. Podľa aktuálneho zákona o cestovných náhradách neexistujú žiadne stanovené finančné limity na ubytovanie, a preto ani zamestnávateľ nemôže vo svojich interných predpisoch obmedziť maximálnu sumu. Podstatné je, aby zamestnanec:
- predložil doklad o ubytovaní, napríklad faktúru alebo potvrdenie,
- v prípade straty dokladu je povinný požiadať o vystavenie náhradného dokladu,
- ak nie je možné získať náhradný doklad, zamestnávateľ môže výdavky na ubytovanie uznať aj bez preukázania (podľa § 35 ods. 1 zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách).
Zamestnávateľ však môže priamo zabezpečiť ubytovanie pre zamestnanca. V takom prípade je zamestnanec povinný toto zabezpečené ubytovanie využiť.
V prípadoch, keď zamestnanec nemôže predložiť doklad o ubytovaní (napríklad pri nocovaní u rodiny alebo v neformálnom ubytovaní), môže byť uznaná paušálna náhrada, ktorá sa určuje na základe interných predpisov zamestnávateľa.
Vreckové na zahraničnej pracovnej ceste
Okrem stravného, ktoré je však zákonom povinné, môže zamestnávateľ rozhodnúť o vyplatení tzv. vreckového pre zamestnanca na zahraničnej služobnej ceste.
Vreckové slúži na krytie vedľajších výdavkov, ktoré vzniknú zamestnancovi počas zahraničnej cesty. Jedná sa o cestovnú náhradu, ktorú zamestnanec nedokladuje.
O výške vreckového rozhoduje zamestnávateľ. Už od 1.1.2011 je vreckové nenárokovateľnou cestovnou náhradou, čo znamená, že jeho poskytovanie závisí od rozhodnutia zamestnávateľa.
Výpočet vreckového
Výška vreckového je stanovená ako percento z poskytnutého stravného. Poskytuje sa za kalendárny deň v eurách alebo v cudzej mene krajiny, v ktorej zamestnanec v kalendárnom dni najviac hodín.
Vreckové sa pripočítava k zdaniteľným príjmom zo závislej činnosti a preddavkovo sa zdaní. Zdaňuje sa v mesiaci, kedy sa vyúčtuje záloha na zahraničnú pracovnú cestu.
Zamestnávateľ si ho môže uplatniť ako daňový výdavok:
- do výšky 40 % stravného je daňovo uznaným výdavkom zamestnávateľa,
- suma nad 40 % stravného nie je daňovým výdavkom zamestnávateľa.
Ďalšie oprávnené náhrady za zahraničnú pracovnú cestu
Zamestnanci majú pri zahraničnej pracovnej ceste nárok nielen na stravné a ubytovanie, ale aj na ďalšie oprávnené náhrady, ktoré im pomáhajú pokryť špecifické výdavky spojené s ich pobytom v zahraničí. Medzi tieto náhrady patria:
- Náhrada výdavkov za povinné a odporúčané očkovanie: Ak pracovná cesta vedie do krajiny, kde je vyžadované alebo odporúčané očkovanie, zamestnanec má nárok na úhradu nákladov spojených s očkovaním.
- Náhrada za poistenie nevyhnutných liečebných nákladov v zahraničí: Zamestnávateľ je povinný uhradiť zamestnancovi náklady na cestovné poistenie, ktoré pokrýva nevyhnutné liečebné náklady v zahraničí. Prípadne môže zamestnanca sám rovno poistiť.
- Náhrada výdavkov za cesty na návštevu rodiny: Pri dlhodobých zahraničných pracovných cestách môže mať zamestnanec nárok na náhradu cestovných výdavkov spojených s cestou späť za rodinou. Závisí na písomnej dohody zamestnanca a zamestnávateľa.
Tieto náklady sú súčasťou cestovných náhrad, ktoré zohľadňujú nielen pracovné, ale aj osobné potreby zamestnanca, čím sa zabezpečuje jeho pohoda a bezpečnosť počas zahraničnej pracovnej cesty.
Pracovné cesty prehľadne so HR systémom Vema
Spracovanie zahraničných aj tuzemských pracovných ciest podlieha viacerým legislatívnym predpisom, čo môže byť časovo náročné a komplikované, najmä pri zohľadňovaní účtovných pravidiel. HR systém Vema ponúka elegantné riešenie v podobe modulu Pracovné cesty, ktorý zjednodušuje túto agendu.
S modulom Pracovné cesty od Vemy získate:
- možnosť zamestnancov jednoducho podávať žiadosti o pracovné cesty priamo z mobilného zariadenia,
- plynulý schvaľovací proces cestovného príkazu, prispôsobený potrebám každej organizácie,
- automatický prenos údajov o pracovnej ceste do dochádzky a účtovníctva.
Chcete zefektívniť evidenciu pracovných ciest a zároveň mať istotu, že všetko prebieha v súlade s aktuálnou legislatívou? Vyskúšajte systém Vema. Radi vám predvedieme jeho funkcie a modul Pracovné cesty na krátkom informatívnom stretnutí, ktoré je úplne zdarma.
